WissenHeute Nr. 06/2004 - Deutsche Telekom Training GmbH ...

erfasst worden ist. Aber auch umgekehrt
muss sich der Weg nachvollziehen lassen,
also z. B. muss es möglich sein, durch die
Angabe der Belegnummer den jeweiligen
Geschäftsvorfall rekonstruieren zu
können.
■ Belege müssen lückenlos und in chronologischer
Reihenfolge erfasst und archiviert
werden. Dies kann entweder in
Papierform oder mit Hilfe von Dateien
(Datenbanken) geschehen.
Der wichtigste und am meisten verwendete
externe Beleg ist die Rechnung. Eine Rechnung
wird für jeden Verkaufs- oder Bestellvorgang
erstellt. Zwar sind Rechnungen
nicht an eine Form gebunden, sie müssen
aber nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz
(UStG) folgende Mindestangaben enthalten:
■ Name und Anschrift des Lieferanten oder
Leistenden
■ Leistungsempfänger
■ Gegenstand der Lieferung oder sonstigen
Leistung
■ Rechnungsdatum
■ fortlaufende und unverwechselbare Rech-
nungsnummer
■ Nettoentgelt
■ Steuersatz
■ Umsatzsteuerbetrag
■ Rechnungsbetrag brutto
■ Steuernummer des Liefernden
■ soweit vorhanden: USt-Identifikationsnummer
Konten
In einem Unternehmen gehen täglich viele
unterschiedliche Belege ein, oft einige Dutzend
oder sogar mehrere Hundert, je nach
Größe des Unternehmens und Anzahl der
Geschäftsvorfälle. Die Belege können nicht
einzeln jeweils z. B. auf dem Bankkonto verbucht
und anschließend abgeheftet werden.
Bereits nach wenigen Tagen würde der Überblick
verloren gehen. Es ist also erforderlich,
einige Ordnungskriterien einzuhalten, damit
die Buchführung alle Geschäftsvorfälle und
Belege eines Unternehmens lückenlos, vollständig
und planmäßig erfassen kann. Im
Sinne der gesetzlichen Vorgaben bedeutet
dies, dass alle Geschäftsvorfälle und Belege
Bild 6 Buchungsbeispiel Aktivkonto
zeitlich und sachlich geordnet werden müssen.
Um diese Ordnung schaffen zu können,
gibt es Konten, auf die die Geschäftsvorfälle
mit Hilfe der Belege gebucht werden. Für
jede Geschäftsart und für jede Art eines
Geschäftsvorfalls gibt es ein eigenes Konto.
Dabei wird nach
■ Bestands- und
■ Ertragskonten
unterschieden. Vereinfacht ausgedrückt
handelt es sich bei den Konten der Bilanz, mit
Ausnahme des Eigenkapitals, um Bestandskonten
und bei den Konten der GuV um
Erfolgskonten. Ein Konto erfasst jeden Geschäftsvorfall
in Zahlen. Es weist dazu eine
Soll- und eine Habenseite auf, unabhängig
davon, ob es sich um Bestands- oder Erfolgskonten
handelt. Wegen der charakteristischen
Form bei der Teilung in Soll und Haben wird
auch von T-Konten gesprochen. Bei einem
Aktivkonto, in der Bilanz die Vermögensseite
und in der GuV die Aufwandsseite, werden
der Anfangsbestand und die Zugänge eines
Kontos immer links (im Soll) eingegeben.
Dies zeigen in Bild 6 die Beispiele eines
Kontos für Maschinen (Vermögen, Bilanz) und
eines Kontos für Personalaufwand (Kosten,
GuV). Bei den Passivkonten, in der Bilanz die
Kapitalseite und in der GuV die Erlöse, ist es
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Bilanzkonto
Maschinen
Anfangsbestand 50.000 Abgang 19.500
Zugang 1 30.000 Endbestand 95.500
Zugang 2 15.000
Zugang 3 20.000
Saldo 115.000 Saldo 115.00
G+V-Konto
Personalaufwand
Januar 8.000 Endbestand 24.300
Februar 8.200
März
.....
8.100
Saldo 24.300 Saldo 24.300
genau umgekehrt. Dies zeigen in Bild 7 die
Beispiele der Konten Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen (Bilanz) sowie
Umsatzerlöse (GuV).
Konten weisen immer eine verbale Beschreibung
auf und verfügen gleichzeitig über
Nummern, um sie eindeutig zuordnen und
leichter maschinell verarbeiten zu können.
Sämtliche Konten sind in einem so genannten
Kontenrahmen festgehalten. Er hat die Aufgabe,
die vielen bestehenden Konten zu gliedern,
wobei es für bestimmte Konten feste
Nummernkreise gibt, so genannte Kontenklassen.
Für unterschiedliche Branchen bestehen
unterschiedliche Kontenrahmen. Ein
bekannter und häufig angewandter Kontenrahmen
ist der Gemeinschaftskontenrahmen
der Industrie (GKR). In diesem sind beispielsweise
das Anlagevermögen und das langfristige
Kapital in der Kontenklasse 0 und das
Umlaufvermögen und die kurzfristigen Verbindlichkeiten
in der Klasse 1 festgehalten.
Bestände werden in der Klasse 3 und Kosten
und Erlöse in den Klassen 4 und 8 festgehalten.
In der Tabelle 3 ist der Gemeinschaftskontenrahmen
der Industrie in einem stark
verkürzten Auszug abgebildet. Weil diese
Struktur aber immer noch vergleichsweise
grob ist, sind weitere Unterteilungen notwendig,
etwa indem dem Anlagevermögen
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