Technik-Forum - Midrange Magazin

Marktübersicht
48 www.midrangemagazin.de September 2002
Papierkrieg online
Das Internet macht als Alternative zur Briefpost von sich reden, Formularlager haben fast schon antiquarischen Touch und die digitale Signatur
ersetzt nicht nur Füller und Kuli, sondern auch gescannte Namenszüge. Der berühmte Papierkrieg wird heute elektronisch ausgefochten, die
verschiedenen Schach- und Feldzüge auf Hochleistungsspeichermedien für die Nachwelt festgehalten. Archivierungswürdig ist gerade im Online-Zeitalter
eine Fülle an Informationen, das Wiederauffinden von Informationen bedarf aber keines Kellergangs mehr. Die modernen Archive sind zwar auch
staubempfindlich, aber nicht mehr begehbar...
Arbeitsergebnisse einer Datenverarbeitungsanlage
– so lautet die Definition
des englischen Ausdrucks Output. Der
wird heute komfortabel an verschiedenste
Netzwerkdrucker geroutet, per
Fax oder e-Mail verschickt, via Internet
abgerufen und auf leistungsfähigen
Speichermedien abgelegt. Der Siegeszug
der elektronischen Medien macht das
Arbeitsleben aber nicht nur leichter: Es
wird mehr geschrieben, als noch zu rein
postalischen Zeiten. Die Informationsverteilung
benötigt weder Ausdruck
noch Porto – da kann man ja schnell mal
eben. Schon bedroht die e-Mail-Flut die
gewünschte Effizienz, dafür sorgt neben
Spam-Post auch das oft überflüssige
Verteilen von Kopien via cc.
Mehrgleisigkeit
Outputmanagement und Archivierung
Im Geschäftsleben hat sich die elektronische
Post weitgehend durchgesetzt. Da
aber längst nicht jeder Endverbraucher
via Internet zu erreichen ist und bei der
Zustellung von Dokumenten noch
immer rechtliche Zwänge herrschen,
fahren wir in den nächsten Jahren wohl
noch mehrgleisig: elektronisch und postalisch.
Der optisch ansprechenden und
effizienten Gestaltung von Papier
kommt weiterhin eine wichtige Rolle zu.
Der Formulardruck selbst wird von vie-
len Unternehmen inzwischen In-House
vorgenommen, die Vorlagen elektronisch
mit dem gewünschten Inhalt verknüpft.
Die Wege des Outputs sind vielfältig:
Er gelangt per e-Mail, Fax, SMS
und Hard-Copy an seinen Empfänger.
(Sch)ade
Allen Unkenrufen zum Trotz ist das
Ende der Papierflut noch immer nicht in
Sicht. Das Output-Management verändert
sich trotzdem stetig. Kostenreduktion
durch cleveres Formularmanagement,
die Integration von Workflow-
Komponenten und die strukturierte
Archivierung von Schriftwechsel sollen
den Arbeitsalltag erleichtern. Formulargeneratoren
helfen sparen, verbinden
Text mit Grafiken und machen damit
vorgedruckte Unternehmenspapiere sowie
deren Lagerung überflüssig. Das
Entwickeln eigener Formulare am PC
und das Mischen von Spool-Dateien
zum Ausdruck auf Normalpapier spart
neben Satz- und Druckkosten auch
Manpower, die für das Separieren bzw.
Sortieren von Mehrfachsätzen nötig war.
Berge an Briefen
Insbesondere große Unternehmen – wie
zum Beispiel Versicherungen, Banken
oder auch Finanzämter – verschicken
oft am gleichen Tag mehrere Briefe an
ein und denselben Adressaten, weil dieser
mit mehreren Verträgen oder Konten
geführt wird. Dieses organisatorische
Problem sorgt beim Empfänger für
Irritationen, erzeugt unnötig hohe Portokosten
und verschlingt Büromaterial.
Inzwischen sind Lösungen am Markt erhältlich,
mit denen sich Dokumente an
denselben Empfänger auch dann zusammen
ausdrucken und für den gemeinsamen
Versand vorbereiten, wenn
sie unterschiedliche Vertrags- bzw. Kundennummern
oder sonstige organisatorische
Selektionsmerkmale aufweisen.
Den Empfänger freut es, geht doch sein
Partner mit wichtigen Ressourcen ganz
offensichtlich verantwortungsbewusst
um. Auch die Duplex-Fähigkeit bestimmter
Lösungen hilft beim Sparen:
Zusatzinformationen finden auf der
Rückseite des eigentlichen Schriftstücks
ihren Platz. Auch das ist als sinnvoller
Beitrag zum Senken der gewichtsabhängigen
Porto- wie auch der Papierkosten
zu werten. Mit modernen Output-Management-Lösungen
lassen sich sogar
Spool-Dateien separieren: Ein Part wird
auf unterschiedlichen Druckern ausgegeben,
ein anderer per Fax verschickt
und der Rest elektronisch an den jeweiligen
Adressaten übermittelt.