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Marktübersicht Kaiser + Kraft mit Archivsystem und Frida Schneller Griff ins Archiv Europas größter Versandhändler für Büro-, Betriebs- und Lagereinrichtung, Kaiser + Kraft Europa, archiviert und verwaltet seit April Dokumente mit dem Archiv-System InfoStore for iSeries. Dabei schöpft Kaiser + Kraft die Vorteile eines integrierten Archiv-Systems voll aus und erhält so ein effektives Dokumentenmanagement. Die Kaiser + Kraft Europa GmbH, zu der die Gruppen Kaiser + Kraft, Gaerner, Gerdmans und Kwesto gehören, bedient 25 Gesellschaften in 19 europäischen Ländern mit Einrichtungsgegenständen für Lager, Betrieb, Umwelt, Transport und Büro. Um sich hier durch schnellen und zuverlässigen Kundenservice auszeichnen zu können und um dabei stets den Überblick zu bewahren, wurde bereits seit 1995 mit einer Archiv-Lösung gearbeitet. Eine flexible DMS-Lösung Ein wichtiges Auswahlkriterium war die Möglichkeit, mit den bei Kaiser + Kraft eingesetzten IBM Network Clients (NCs) im Archiv-System recherchieren zu können. „Wir haben uns nach einem kurzen Auswahlverfahren für InfoStore for iSeries der Solitas Informatik AG entschieden, denn nur sehr wenige der angebotenen Archiv-Systeme können überhaupt NCs integrieren“, erzählt Barbara Wertenauer, Teamleiterin EDV bei Kaiser + Kraft Europa. Die EDV- Landschaften in den 25 europäischen Gesellschaften sind recht heterogen: Neben den überwiegend eingesetzten NCs sind auch PCs im Einsatz; es müssen unterschiedliche Dokumententypen abgelegt werden können. Die Dokumente und Belege aus ihren ursprünglichen Anwendungen ablegen und wieder recherchieren zu können, ist eine Stärke der flexiblen Archiv-Lösung. Einfache Übernahme Die Archiv-Lösung wurde durch die beiden Solitas-Partner – command ag, Ettlingen und EDV-Beratung Hartmann GmbH – in die System-Landschaft von Kaiser + Kraft integriert. Als erster Standort wurde die Schweizer Gesellschaft von Kaiser + Kraft in Cham an das Archiv-System angebunden. Ein wesentlicher Vorteil war dabei, dass die Finanzbuchhaltung von Frida im Standard bereits eine Schnittstelle zu Info Store aufweist. Die Gesellschaften, die mit Anlagen-, Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung von command arbeiten, sind daher bereits seit Beginn des Jahres 2002 auf dem Hauptrechner zusammengeführt. DMS für WWS Die Einführungsphase des digitalen Archivs konzentrierte sich noch auf einen zweiten zentralen Bereich: die Integration des von Kaiser + Kraft eigenentwickelten Warenwirtschaftssystems. Reinhardt Hartmann, Geschäftsführer der EDV-Beratung Hartmann, der sich um diesen Anschluss kümmerte, sagt dazu Folgendes: „Um den Mitarbeitern im Vertrieb ein besonders schnelles Aufrufen der archivierten Belege zu ermöglichen, haben wir ein Programm in die Archiv-Lösung eingefügt, das quasi per Knopfdruck die entsprechenden Archiv- Dokumente zu einem bestimmten Auftrag zuordnet und anzeigt.“ Die Ausgangsrechnungen werden als Spoolfiles direkt aus dem System archiviert. Aus der Warenwirtschaft fallen zusätzlich Papierbelege an, die eingescannt werden müssen, wie der Schriftverkehr: z.B. die Angebote, Aufträge und Lieferantenrechnungen. Hiefür 52 www.midrangemagazin.de September 2002 wurde eine optimierte Scanner-Anbindung an das Archiv-System realisiert. Das Einscannen wird dabei weitestgehend über Barcodes gesteuert. „Die Information aus dem Barcode, d.h. die Auftragsnummer, wird mit der iSeries- Datenbank verglichen und automatisch um weitere Informationen aus dem jeweiligen Datensatz ergänzt“, schildert Reinhardt Hartmann das automatische Indexierungsverfahren. DMS mit Blick in die Zukunft Noch ist die Integration von InfoStore bei dem Versandhändler nicht vollständig abgeschlossen. Bislang können nur die Gesellschaften in Deutschland und der Schweiz aus ihren Warenwirtschaftssystemen archivieren. Das Ausrollen der Archiv-Anwendung in die übrigen Gesellschaften soll innerhalb der nächsten zwei Jahre erfolgen. „Uns war neben der Gewährleistung des schnellen Zugriffs auf alle abgelegten Dokumente und der Integrationsfähigkeit verschiedenster Arbeitstationen wichtig, dass InfoStore die Möglichkeit bietet, auch künftigen Anforderungen Stand zu halten – wie etwa der Zugriff auf Archiv-Daten über Internet“, nennt Barbara Wertenauer eine der künftigen Aufgaben für InfoStore bei Kaiser + Kraft Europa. Autorin: Stefanie Kessler, PRX Stuttgart Solitas Informatik GmbH D-82008 Unterhaching � (+49) 089/666109-60 � www.solitas.de command ag D-76275 Ettlingen � (+49) 07243/590-0 � www.command.de
Anzeige Archiv für Baan-Anwender von Vanenburg Im Zusammenhang mit der Neuregelung des Zugriffs auf elektronisch erzeugte Dokumente durch die Finanzbehörden wird dem Thema Dokumenten-Management in den Unternehmen inzwischen mehr Aufmerksamkeit geschenkt. Allerdings decken die am Markt verfügbaren Dokumenten-Management-Systeme nur die „bildliche“ Aufbewahrung von Dokumenten ab. Die aufbewahrten Dateien erfüllen so jedoch nicht das geforderte Kriterium nach maschineller Auswertbarkeit. Zur vollständigen Erfüllung der Anforderungen ist eine langfristige Datenhaltung in maschinenlesbarer Form erforderlich. <strong>Midrange</strong> MAGAZIN September 2002 Marktübersicht Maschineller Zugriff Vanenburg bietet für Baan-Anwender jetzt ein von der Firma Cofiba entwickeltes Gesamtsystem für die Bereiche Finance, Manufacturing und Distribution an. Die Datenarchivierung beruht auf einem zweistufigen, rollierenden Prinzip. In der „Produktivfirma“ wird ein schlanker performanter Datenbestand gehalten. Alle später notwendigen, aber nicht mehr für die laufenden Geschäftsvorfälle benötigten Daten werden in eine „Archivfirma“ geschrieben, auf die jederzeit und auch direkt aus der Produktivfirma ohne einen Firmenwechsel zugegriffen werden kann. Im Rahmen dieser Lösung erhalten aus- gewählte Archivdaten frei parametrisierbare ID-Nummern. Damit wird eine Mehrjahresfähigkeit der Archivfirma auch bei umschlagenden Nummernkreisen gewährleistet. In der zweiten Stufe können die Daten zur langfristigen Aufbewahrung in einem ASCII-Datenformat ausgelesen und auf externen Datenträgern gespeichert werden. Vanenburg Business Systems GmbH D-30625 Hannover � (+49) 0511/955743-0 � www.vanenburg-business-systems.de 53
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