Entscheidung des BFH - Haufe.de

KANZLEI & PERSÖNLICHES Kanzleimanagement
Dokumentenmanagementsysteme
Sorgt für Platz
Dokumentenmanagementsysteme sind heute auch für kleinere
Unternehmen erschwinglich. Viele Hersteller bieten Einzelplatzsysteme
und Mittelstandspakete zum Festpreis an.
Man kennt die Situation aus eigener Erfahrung:
Papierstapel türmen sich in den Ablagen,
die Ordnerschränke platzen aus allen
Nähten, und wer jetzt schnell ein Schriftstück
oder einen Beleg braucht, kann unter
Umständen lange suchen.
Doch bislang denken nur die wenigsten
Kleinbetriebe über ein Dokumentenmanagementsystem
(DMS) nach. „DMS? Das
ist doch nur was für die Großen“, heißt es
in den meisten Fällen. Dabei können auch
kleinere Unternehmen bis 40, 50 Mitarbeiter
von einem Dokumentenmanagementsystem
profitieren, und zwar zu relativ überschaubaren
Kosten.
Rund 15.000 Euro investierte beispielsweise
die Arthur Ludwig Stahl- und Leichtmetallbau
GmbH aus Hamburg im Frühjahr 2010 in ein
DMS-System der Firma Docu Ware, Anpassungen
inklusive. Der Geschäftsführung des
Metallverarbeitungsbetriebs ging es vor allem
darum, die internen Abläufe transparenter
zu gestalten. „Unsere Mitarbeiter sollten auftragsbezogene
Entscheidungen ohne aufwendige
Recherchen treffen können“, fasst der
geschäftsführende Gesellschafter Sven Olof
Ludwig die Zielsetzung zusammen.
Alle Dokumente in elektronischer
Akte zusammengefasst
Kaum einer seiner 35 Mitarbeiter muss
heute noch zeitaufwendig nach Schriftstücken
suchen. Mit der Docuware-Standard-
Software werden alle einem Projekt zugeordneten
Dokumente in einer elektronischen
Akte (E-Akte) zusammengefasst. Das fängt
bei Abwicklungsbelegen wie Angebot oder
Bestellung an und reicht bis zu unstrukturierten
Informationen, wie Zeichnungen oder
Gesprächsnotizen.
Da es eine Schnittstelle zur ERP-Branchen-
Software NetSoft Metall gibt, werden auch
die dort generierten Auftragsbelege automatisiert
der jeweiligen Projektakte zugeordnet.
„Dokumente stehen heute auf Knopfdruck zur
Verfügung. Das bedeutet eine erhebliche Effizienzsteigerung
quer durch alle Geschäfts-
prozesse“, bestätigt Sven Olof Ludwig schon
nach sechswöchigem Produktivbetrieb.
Die zentrale Bereitstellung von Informationen,
die sich auf einen Geschäftsvorfall beziehen,
führt dazu, dass jeder Mitarbeiter darauf
elektronisch zugreifen kann – das ist einer
der Vorteile, den Dokumentenmanagementsysteme
heute bieten. Darüber hinaus enthalten
sie Funktionen wie „Versionierung“,
„Check in/out“ oder Archiv.
In Branchenkreisen werden Dokumentenmanagementsysteme
heute inzwischen oft unter
dem weiter gefassten Begriff Enterprise Content
Management (ECM) zusammengefasst.
„ECM umfasst eine Lösungsfamilie aus DMS,
Archiv, Workflow und vielem mehr, welche
die ganzheitliche Verwaltung, Speicherung,
Bearbeitung, Erfassung und Archivierung
von sämtlichen Unternehmensinformationen
ermöglicht“, umreißt Karl Heinz Mosbach,
Geschäftsführer der Elo Digital Office GmbH
aus Stuttgart, den Begriff.
Was ein ECM-System im Wesentlichen von
einem DMS-System unterscheidet, ist die
Workflow-Funktionalität. „Betriebe wollen
digitale Dokumente und Informationen ja
nicht nur erfassen und ablegen, sondern im
Rahmen ihrer betrieblichen Abläufe genau
den Stellen zuordnen, die sie weiterbearbeiten
müssen“, erklärt Mirko Herrmann,
Sprecher der Initiative „ECM jetzt!“ mit Sitz
in Berlin. Zu den klassischen Workflow-Funktionen
zählen beispielsweise die Automatisierung
von eingehenden Rechnungen oder
des Posteingangs. Entsprechende Funktionalitäten
müssen keineswegs erst programmiert
werden, sondern sind in vielen ECM-
Systemen schon in standardisierter Form als
Modul vorhanden.
Die Berliner Wohnungsgenossenschaft beispielsweise
organisiert mit dem ECM-System
Elo Professional ihre komplette Eingangspost.
„Die Post wird jeden Morgen eingescannt
und liegt mir dann in digitaler Form vor. Per
Knopfdruck kann ich sie an meine Mitarbeiter
verteilen und dabei jedes Schriftstück mit
Aufgaben und Terminen versehen“, berich-
tet einer der Vorstände, Dr. Dietmar Lucht.
Unterm Strich spart er damit täglich rund
eine Stunde ein. „Zudem habe ich eine bessere
Kontrollmöglichkeit, da ich den Status
des Vorgangs jederzeit nachverfolgen kann“,
ergänzt Lucht.
Die Berliner Wohnungsgenossenschaft gilt
auch für ihre Branche eher als Kleinbetrieb.
Sieben Mitarbeiter verwalten hier mehr als
900 Wohnungen. „Nicht zuletzt dank des
neuen Systems konnten wir die Personalstärke
halten“, betont Lucht. Der Betrieb setzt Elo
Professional aber auch ein, um abgeschlossene
Vorgänge sicher zu archivieren. „Als
Wohnungsgesellschaft sind wir verpflichtet,
eine prüffähige Dokumentenablage zu
führen. Diese Aufgabe hätten wir auf Dauer
mit einer reinen Papierlösung nicht erfüllen
können“, nennt Lucht einen weiteren Investitionsgrund.
Ab wann machen DMS- beziehungsweise
ECM-Systeme für KMU nun Sinn? Nach
Ansicht von ECM-Kampagnensprecher Mirko
Herrmann hängt die Entscheidung keineswegs
nur von der Größe des Unternehmens
ab. „Die entscheidenden Kriterien sind die
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