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Elektronische Aktenführung<br />
Wichtiger Baustein der modern<br />
In den Fachabteilungen einer Kommune bestimmen<br />
Dokumente eine Vielzahl von Prozessen bei<br />
der Aufgabenerledigung. Die anfallende Papierflut<br />
– bestehend aus Briefen, Berichten, Mails, handschriftlichen<br />
Gesprächsmitschriften, Bescheiden<br />
und Daten aus den Anwendungsverfahren sowie<br />
sonstigen Dokumenten aller Art – wird laufend bearbeitet,<br />
abgelegt, aussortiert und weitergeleitet.<br />
Diese manuelle Verwaltung ist zeitaufwendig, oft redundant<br />
und kostenintensiv. Sie behindert eine aktuelle und<br />
umfassende Bereitstellung der Informationen und damit<br />
eine effektive und schnelle Aufgabenerledigung. Dies wird<br />
bei permanent wachsenden Aufgaben und immer knapperen<br />
Ressourcen besonders spürbar: Wird die Akte z. B. an<br />
einem Standort vorgehalten, können Mitarbeiter an anderen<br />
Standorten nicht ohne weiteres Einsicht erhalten. Aufwendige<br />
Transportzeiten aus Papierarchiven, deren Räume<br />
sinnvoller zu nutzen wären, fallen an, nebst Kosten bei der<br />
Anschaffung von Aktenschränken, für Druck, Transport<br />
und Ablage. Die Fehlerquote bei falscher oder unvollständiger<br />
Aktenablage sowie das Fehlen einer automatisierten<br />
Übernahme von Dokumenten aus Anwendungs- und Officeverfahren,<br />
einschließlich E-Mails, behindert eine zeitgemäße<br />
Verwaltungsarbeit.<br />
Nutzen für die Kommune bei eAkten mit Archivierung<br />
Studien belegen, dass bei der Arbeit mit Dokumenten mindestens<br />
die Hälfte der Arbeitszeit für Suchen aufgewendet<br />
wird. Mit der elektronischen Akte als zentrale Informationsquelle<br />
stehen die gewünschten Informationen mit<br />
wenigen Mausklicks schnell, aktuell und umfassend zur<br />
Verfügung. Darüber hinaus gewährleistet die ergänzende<br />
revisionssichere digitale Archivierung, dass alles den Vorgaben<br />
des Gesetzgebers gemäß „sicher, unverändert, vollständig,<br />
ordnungsgemäß, verlustfrei, reproduzierbar und<br />
datenbankgestützt recherchierbar“ verwaltet wird. Und<br />
sie ermöglicht zusätzlich den Aufbau eines verwaltungsinternen<br />
Informations- und Wissensmanagements.<br />
Alle berechtigten Benutzer können standortunabhängig<br />
in Echtzeit auf sämtliche elektronischen Akten und Dokumente<br />
zu einem Vorgang zugreifen. Umfangreiche Funktionen<br />
wie Verschlagwortung oder Recherchefunktion<br />
4 Ausgabe August 2011
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