EMPRENDEDOR DE EXITO

3.5 Reuniones de trabajo
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3.5 Reuniones de trabajo
Una reunión es una cita acordada entre un conjunto de personas (en este caso, los
miembros del equipo de trabajo) para tratar una serie de temas comunes. Dichas sesiones
deben planearse con anticipación e incluir ciertas secciones. A saber:
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reunión cita acordada entre un
grupo de personas para tratar una
serie de temas en común.
• Lectura del acta o minuta anterior.
• Revisión del desempeño (compromisos de cada integrante).
• Reconocimiento del éxito.
• Solución de problemas o corrección de acciones.
• Información compartida.
• Planeación de acciones futuras.
• Acuerdos generales.
Para que las reuniones sean efectivas se deben observar algunas reglas sencillas:
• Con anticipación se debe informar a todos los interesados de la próxima junta (fecha, duración y
temas a tratar).
• Exigir puntualidad para iniciar, terminar y manejar la agenda.
• Todos deben saber quién coordina la reunión, quién la documenta (minuta) y quién lleva el control
del tiempo.
• Tener el objetivo de la reunión, así como una agenda de puntos a tratar.
• Tomar el tiempo para introducir y concluir la reunión, a fin de tomar las decisiones sin prisas (en
particular en los asuntos de mayor importancia).
• Evitar los problemas más habituales de las reuniones de trabajo, como divagar; invitar a participantes
pasivos o dominantes que sólo generan rivalidades; dedicar demasiado tiempo a ciertos temas y
muy poco a otros; no respetar la agenda ni tiempos de la reunión, etcétera. 4
3.5.1 Proceso de la reunión
Una forma efectiva de iniciar una reunión es exponer su objetivo e importancia, así como establecer
una agenda (la cual se puede aprovechar para incluir temas de último momento), los procesos a seguir
y los resultados esperados. Para llevar a la práctica lo anterior se requiere, sobre todo, una participación
activa de todos los miembros. Ésta se genera, de acuerdo con Buchholz (1993), al seguir las siguientes
recomendaciones: pedir a cada participante que acuda preparado;
“romper el hielo”; promover situaciones de ganar-ganar; resumir y reformular
comentarios claves; mantener sentido del humor y mostrarse
abierto a los puntos de vista de los compañeros, es decir, estar
dispuesto a recibir y ofrecer críticas constructivas (ver figura 3.5).
Por lo general, la gente está acostumbrada a que las discrepancias se
entiendan como agresión; por eso, hay que estar atentos para evitar
este error.
Por otro lado, algunas personas tienden a confundir consenso
con unanimidad; sin embargo, es posible que haya consenso, aun entre
posiciones discrepantes. De hecho, un equipo maduro y eficiente
no recurre al instrumento de las votaciones, ya que la capacidad de
diálogo de sus integrantes favorece que las opiniones contrarias se encaminen
al sentir mayoritario (Borrell, 1996). Por último, al terminar
una junta no se debe olvidar que las acciones queden claras para la
siguiente reunión.
Figura 3.5 Los asistentes a una reunión deben tener
la mente abierta a los puntos de vista de los demás para
ofrecer críticas constructivas.
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C. López, “Reuniones de trabajo, ¿cómo hacerlas productivas?”, www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/29/reuniones.htm,
consultado el 20 de septiembre de 2010.