Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Dalam suatu Lembaga Dakwah Fakultas Kedokteran (LDFK), kesekretariatan dan administrasi<br />
merupakan salah satu elemen yang sangat penting untuk menunjang kehidupan berorganisasi.<br />
Secara garis besar Istilah administrasi memiliki makna membantu, melayani, atau memenuhi.<br />
Administrasi merupakan rangkaian kegiatan penataan melalui usaha kerjasama untuk mencapai<br />
tujuan tertentu. Sedangkan kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan<br />
penataan terhadap pekerjaan administrasi dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang<br />
kelancaran pencapaian tujuan organisasi. Administrasi Kesekretariatan dapat disebut juga dengan<br />
ketatausahaan. Tata Usaha berarti segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,<br />
mengendalikan, mengirim dan menyimpan informasi atau keterangan yang diperlukan dalam<br />
organisasi. Secara lebih khusus, kesekretariatan memiliki peran untuk pengelolaan administrasi,<br />
sistem manajemen pengarsipan data dan informasi, sampai bagaimana mengatur kerapian<br />
sekretariat sebagai ”rumah” bagi pengurus.<br />
Lembaga Dakwah Fakultas Kedokteran (LDFK) yang merupakan suatu organisasi sebagai ujung<br />
tombak perjuangan dakwah Islam di lingkungan mahasiswa Fakultas Kedokteran, tentu sangat<br />
memerlukan adanya sistem kesekretariatan yang baik. Dengan semakin berkembang dan<br />
bertambahnya usia LDFK, tentu semakin banyak pengalaman, data, informasi, dan catatan sejarah<br />
yang diperoleh. Sejalan dengan ini, maka peran kesekretariatan dan administrasi semakin dibutuhkan<br />
pula. Jangan sampai karena sistem administrasi kesekretariatan yang kurang baik, ketercapaian<br />
tersebut hilang dan harus memulai dari nol kembali.<br />
Dengan demikian dapat dipahami bahwa segala kegiatan yang diselenggarakan dalam<br />
administrasi kesekretariatan adalah berhubungan dengan rangkaian kegiatan penataan yang<br />
berfungsi sebagai unsur penunjang kelancaran untuk mencapai tujuan Lembaga Dakwah Fakuktas<br />
Kedokteran (LDFK). Keseluruhan fungsi utama ketatausahaan tersebut haruslah dilaksanakan dalam<br />
suatu sistem yang telah disepakati bersama dalam suatu organisasi. Hal ini disebabkan prioritas<br />
betapa pentingnya peranan administrasi kesekretariatan dalam fungsi sebagai sumber informasi dan<br />
gambaran pertanggungjawaban kelak. Hendaknya juga dalam prakteknya kehidupan nyata suatu<br />
LDFK, kegiatan penunjang ini dilaksanakan dengan menerapkan prinsip efisien, efektif, rasional dan<br />
produktif.<br />
Secara umum, ada dua fungsi kesekretariatan, yaitu Pengelolaan sistem administrasi organisasi<br />
dan Pengelolaan fisik sekretariat. Fungsi Pengelolaan sistem administrasi organisasi terdiri atas<br />
pengelolaan surat, baik yang masuk maupun pembuatan surat keluar internal dan eksternal<br />
organisasi. Disamping itu, manajemen pengarsipan data dan informasi organisasi juga merupakan<br />
aspek dasar dalam menjalankan fungsi Pengelolaan Administrasi.<br />
Sedangkan pada fungsi yang kedua, diharapkan pengelolaan sekretariat sebagai basecamp bagi<br />
pengurus dapat meningkatkani koordinasi dan silaturahim. Bagaimana kerapian dan kenyamanan<br />
sekretariat menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi berjalannya fungsi organisasi karena akan<br />
mempengaruhi kinerja organisasi. Sekretariat pun berfungsi sebagai pusat administrasi, sehingga<br />
kinerja fungsi pengelolaan sistem administrasi organisasi dipengaruhi oleh bagaimana fungsi<br />
pengelolaan sekretariat ini berjalan. Fungsi pengelolaan system administrasi biasanya dijalankan oleh<br />
|
Change language