Rondetafel - BECI

34
NR 10 - OKTOBER 2008 - DYNAMIEK
toolbox
COMMUNICATIE
Organiseer de perfecte
persconferentie!
Voor een journalist is een goede persconferentie
een echte buitenkans. Er wordt immers op
één en dezelfde plaats en in een beperkte tijdspanne
door met zorg uitgekozen gastsprekers
een maximum aan informatie verstrekt.
Kortom, alle ingrediënten zijn aanwezig om
snel en effi ciënt een verslag te schrijven. Maar
hebt u aan alles gedacht?
De door u uitgenodigde perslui
kunnen uw communicatie
aan duizenden, zelfs
miljoenen mensen tegelijkertijd
overbrengen, wat via een ander medium
haast niet mogelijk is.
Elke doorgewinterde persattaché zal
u hetzelfde zeggen: het is een koud
kunstje om een persconferentie te
organiseren. U moet ‘gewoon’ aan
alles denken: aan de juiste datum,
een geschikte plaats, een volledig
persdossier, een knappe PowerPoint-
/Keynote-presentatie, enz.
Zich van de massa
onderscheiden
Dat wil echter niet zeggen dat u uw
verbeelding niet de vrije loop mag
laten, wel integendeel. Van bij de uitnodiging
moet u zich van de massa
onderscheiden. Als u daartoe de middelen
hebt, kunt u uw uitnodiging
op een gouden plaatje laten graveren
en vervolgens door Miss World
persoonlijk laten bezorgen terwijl
zij zich vanuit een stationair draaiende
helikopter langs een touw tot
op de redactiegebouwen laat zakken.
Ongetwijfeld maakt u daarmee een
grote indruk. In onze alledaagse realiteit
kunt u uw talent echter beter op
de formulering, de duidelijkheid en
de volledigheid van uw uitnodiging
toespitsen.
Dat geldt trouwens ook voor alle onderdelen
van uw persconferentie. U
moet aan alles denken en mag niets
vergeten. Hoe vaak hebben journalisten
immers al niet – meestal met
grote hoffelijkheid – op een nieuwe
lamp voor de projector, een batterij
voor de laserpen, een andere markeerstift,
enz. moeten wachten. Toch
kan u dat alles vermijden.
Let in noodgevallen vooral op:
● uw horloge: houd rekening met
de afsluituren (en –dagen) van de
media. Stel uw persconferentie
met een halfuur uit en uw ‘onderwerp’
wordt misschien naar de
volgende dag, week of nog later
verschoven, met alle gevolgen van
dien.
● de achtergrond: voordat u het
woord neemt, moet u even achterom
kijken en controleren of het
decor u aanstaat. Over verkeersveiligheid
praten terwijl u voor
een reclameaffi che voor alcohol
staat, in het zwart gekleed zijn
wanneer u voor een donkere muur
staat, een specialistische uitleg
geven met op de achtergrond heel
beweeglijke elementen ... dat alles
leidt de aandacht af van wat u
zegt.
● uw computer: zorg ervoor dat
u weet waar alles moet worden
aangesloten en hoe u alles moet
bedienen.
● de akoestiek: dat is de eerste bekommernis
van een toneelspeler
wanneer hij een nieuwe zaal betreedt.
Vergeet de technische aspecten
van uw conferentie niet te controleren
● het kleine materieel: niets zo
pijnlijk als een snoer dat 50 cm te
kort is of een markeerstift die na
twee zinnen al leeg is.
● de herhaling: doe zoals Flaubert
die al zijn teksten aan een stemproef
onderwierp, vaak achteraan
in zijn tuin. Hij behield, zo zei hij,
enkel de zinnen die goed naar boven
kwamen.
● de vooruitblik van mogelijke
vragen en de herhaling van
antwoorden: dat spreekt voor
zich …
Zodra u zich aan een performant stramien
kunt houden, wordt het organiseren
van een goede persconferentie
uiteindelijk kinderspel.
Maar op de dag zelf zal de conferentie
maar vlekkeloos verlopen als u uw
toespraak en de antwoorden op mogelijke
vragen herhaaldelijk hebt geoefend.
Dat is en blijft onontbeerlijk.
Het is heel raar hoe talloze mensen
dat hulpmiddel over het hoofd zien.
Op die manier kunnen ze niet alleen
hun tekst, intonatie en handgebaren
beoordelen, maar ook nagaan of ze de
ruimte en de uitrusting - microfoons,
projector, software, enz. - onder de
knie hebben. Een bijzonder kleine
prijs voor een grote sereniteit, vastberadenheid
en effi ciëntie. ●
Guy A. Delhaye
persattaché
repetitor spreekbeurten