Leren navigeren deelrapport 1 - Gemeenteraad Almere

INPUT-
INDICATOREN
PROCES-
INDICATOREN
OUTPUT-
INDICATOREN
EFFECT-
INDICATOREN
Hoofdstuk 4
Figuur 2: De vier typen indicatoren binnen de overheidssector 7
en de daaraan gekoppelde prestatie-indicatoren
zijn niet helder, en (2) de prestatie-indicatoren
worden gebruikt om af te rekenen in plaats van te
verbeteren. De stichting Rekenschap onderscheidt
vier functies van prestatiemanagement in de
publieke sector die uitstekend kunnen worden
toegepast op een gemeente; de zelfcontrolefunctie
waarmee de gemeente zelf voortdurend
met behulp van prestatie-indicatoren monitort of
het haar lukt te doen wat was voorgenomen; de
sturende functie waarmee de gemeente monitort
welke ingrepen hebben gewerkt en welke niet om
zodoende ambitieuze maar realistische targets
neer te zetten voor de relevante beleidsterreinen;
de lerende en evaluerende functie waarmee de
gemeente evalueert of er directe relaties zitten
tussen de ondernomen acties en de resultante
op de prestatie-indicatoren en probeert op basis
van prestatiemanagement zichzelf voortdurend
te verbeteren; en de toezichtfunctie waarmee een
toezichthoudende instantie kijkt of de gemeente
haar taken naar behoren uitvoert. 6 De eerste drie
functies stellen gemeentemanagers in staat hun
eigen presteren te meten en daardoor te verbeteren
en zijn primair bedoeld voor zelfsturing, niet voor
het afleggen van verantwoording.
Bij toezicht houden is de insteek vaak te negatief:
‘wat is er fout gegaan’. Het gaat er om of er
verbeteringen mogelijk zijn.
De prestatie-indicatoren meten de kritieke
gebieden waarin de gemeente goed moet
presteren om succesvol te zijn. Hierbij wordt een
duidelijke relatie gelegd met het collegewerkplan
en de programmabegroting. Het voordeel is dat
de prestatie-indicatoren zijn bedoeld voor de
managers zelf en aansluiten bij de wensen en
behoeften van het management ten behoeve van de
interne bedrijfsvoering. De prestatie-indicatoren
kunnen ook worden gebruikt voor de externe
rapportage aan eindverantwoordelijken, waaronder
de Gemeenteraad en andere belanghebbenden.
De prestatie-indicatoren meten per slot van
rekening de kritieke gebieden waarop de gemeente
goed moet presteren en dit zijn juist de gebieden
waarover de eindverantwoordelijke/toezichthouder
wil worden geïnformeerd. Hiermee wordt de
vierde functie van prestatiemanagement ingevuld.
De prestatie-indicatoren hebben in de eerste
plaats een signaleringsfunctie. Echter, wanneer de
eindverantwoordelijke constateert dat de gemeente
nalaat adequate acties te ondernemen op slecht
verlopende parameters, kan deze besluiten de
organisatie daar op aan te spreken.
Ontwikkeling van indicatoren: een voorbeeld
Figuur 2 geeft de hiërarchie van de typen indicatoren
zoals door de Rekenkamer gehanteerd op een iets
andere wijze weer, namelijk in een procesgang en
met andere benamingen zoals deze steeds meer in
overheidsorganisaties wordt toegepast.
Input-indicatoren geven de middelen aan die
beschikbaar zijn voor het leveren van een product
of dienst, zoals budget en mensen. Proces-indicatoren
verschaffen informatie over de activiteiten of interne
werkprocessen die nodig zijn om een specifiek
proces uit te voeren. Deze soort indicatoren wordt
ook wel throughput-indicatoren genoemd. Outputindicatoren
geven aan wat een overheidsinstelling
direct presteert of voortbrengt. Effect-indicatoren
geven het succes van bepaalde prestaties aan
in termen van eerder geformuleerd beleid. Een
complicatie hierbij is dat bepalen in hoeverre het
gevoerde beleid succes heeft veelal een politieke
zaak is. Daarnaast zijn effecten van het proces, de
outcomes, vaak pas na langere tijd zichtbaar.
De output- en effect-gerelateerde kritische
succesfactoren en prestatie-indicatoren geven aan
of de gemeente daadwerkelijk haar doelstellingen
zoals geformuleerd in het collegewerkplan weet
te realiseren. Het zijn dus ‘resultaatindicatoren’.
Om de outputindicatoren te bepalen, moeten
de volgende vragen worden beantwoord: ‘Wat
is het eindresultaat als we de doelstelling succesvol
hebben gerealiseerd’ en ‘Wat is het eindresultaat als
we de bedrijfsactiviteit succesvol hebben uitgevoerd’
Om de effect-indicatoren te bepalen, moet
de volgende vraag worden beantwoord: ‘Wat
is het effect in de samenleving als we de gewenste
outputs succesvol hebben gerealiseerd’ De inputen
proces-gerelateerde kritische succesfactoren
en prestatie-indicatoren volgen de kritieke
middelen en inspanningen die de gemeente
20 Tussenrapportage aan de gemeenteraad