Bacheloroppgave Samarbeid i prosjekt

Bacheloroppgave i BIK 65101 29.01.2010
3.2.2 Fakta:
Prosjektgruppen kommuniserte til daglig via e-post, og brukte også dette som en
slags referatføring. Under intervjuene kom det frem at samtlige syntes dette
fungerte bra. De hadde to faste torsdagsmøter, i gitte tidsrammer som var fra
09.00 til 12.00. Det ble tatt mange beslutninger i disse torsdagsmøtene. De hadde
delt møtene slik at først tok TV 2 og Dinamo for seg det redaksjonelle innholdet
og all underholdningsinnslag, uten at Plan var tilstedet. Etterpå ble Plan med på et
felles møte som fungerte som et oppdateringsmøte for Plan. Her ble det også
diskutert fremdriften på videoreportasjene som Plan skulle produsere til
sendingen. Det var med andre ord ulike regler for de ulike møtene og deltakerne.
På redaksjonsmøtene ble alle ideer imøtekommet – de hadde en artistisk frihet,
men når Plan var med var det mer strukturert. Redaksjonelle diskusjoner tok kun
TV 2 og Dinamo, mens møtene der Plan deltok skulle være til informasjon.
Alle nøkkelpersonene påpekte at det var en veldig god og uformell tone dem i
mellom på prosjektmøtene, og alle påpekte hvor positivt de syns det var. På
informasjonsmøtet vi deltok på var også stemningen veldig god, selv om det
oppstod diskusjoner mellom partene.
Plan ga informasjon om hvilket tema og budskap de vil fronte, og TV 2 bestemte
sammen med Dinamo, hvordan det skulle presenteres. Alle partene var enige om
at arrangementet var en innsamlingsaksjon med hovedfokus på underholdning.
Kommunikasjonen utad var fokusert på at folk som så TV-sendingen, skulle få en
forståelse av hvordan det var å leve et annet liv, og dermed skape engasjement hos
seerne i form av at de ble faddere. Den felles promoteringen skulle være at dette
var et underholdningsprogram.
Produsenten tok seg av møteagenda, og til dels møtereferater. Da vi var med på
informasjonsmøtet observerte vi at møtet begynte et kvarter etter avtalt tid, det
manglet en agenda for møtet og det manglet konferansetelefon i møterommet. Det
ble derfor benyttet en mobil på høytalerfunksjon for å kommunisere med de to
møtedeltakerne som ikke var fysisk tilstedet. Møtet ble noe preget av at det var
vanskelig å høre hva som ble sagt over mobiltelefonen på høyttaler. Produsenten
deltok ikke på dette møtet, så det kan være at dette var en av de oppgavene hun
vanligvis var ansvarlig for.
Side 24