Att effektivisera resursutnyttjandet i byggprojekt - Erik Brantås ... - KTH

Uppföljning, stöd och utbildning är dock något som lätt blir åsidosatt när nya ITsatsningar
införs. Detta, som är grunden till ett bra användande, kan nedprioriteras
för att snabbt få in de nya verktygen i organisationen. Några andra vanligt
förekommande problem när nya IT-verktyg tas in i ett företag är (Löfgren, 2007):
• Den faktiska, slutliga kostnaden för satsningen blir större än prognostiserat
• Övertro på tekniken och de ”magiska knappar” som användarna hoppas skall
finnas
• Att värdet ifrågasätts
• Beställaren av IT ser inte de förväntningar och behov som användaren har
• IT-ledningskompetens saknas – En bristande styrning i användandet och
utvecklandet av IT, kan få till följd att de positiva effekterna av satsningen
uteblir. Att tydligt lägga upp en affärsstrategi som kan ta reda på de positiva
effekterna och att ledningen klarar av att utvärdera arbetet är också viktigt.
Utvecklingen av IT-verktyg och hjälpmedel har gått snabbare än att utveckla bra
strukturer för dessa. Förr hade byggherren en distributionslista som styrmedel för att
kontrollera informationsflödet, men denna har nu försvunnit. Med dagens utvecklade
system är det svårt att bestämma vem som skall ha tillgång till viss information vid en
speciell tidpunkt eftersom den nu är tillgänglig hela tiden. På grund av detta så bör
alltid ett företag ta fram mål och en implementeringsplan för utvecklingsarbetet,
eftersom det annars kan vara lätt att missa de positiva effekter som kan uppkomma.
4.2.1 Kommunikationens roll i det projektbaserade företaget
Ett vanligt förekommande problem för ett företag är att den anställde väljer egna
kommunikationsvägar för att förmedla information istället för att följa de riktlinjer som
företaget förespråkar. Information som enligt företaget skall dokumenteras på en
projektplats kanske istället skickas direkt till den som efterfrågat denna för att
möjliggöra snabb respons (Löwnertz ur Wikforss, 2006). På grund av detta saknas
ofta den senast uppdaterade informationen på de publika projektnätverken. Följderna
av att en person i ett projekt blir långtidssjuk eller byter tjänst kan då bli att det blir
svårt för någon annan att ta över. Att sätta sig in i ett projekt där åtgärder och/eller
händelser saknar dokumentation kan vara besvärligt. Detta bland annat för att en
muntlig överenskommelse ur ett lagligt perspektiv kan vara bindande men samtidigt
väldigt svår att påvisa.
Att dokumentera viktiga händelser bör ligga i allas intresse, men det är inte alltid ett
krav för att ett projekt skall lyckas. Hur mycket krävs det av varje enskild individ i ett
projekt att de ska dokumentera? Den frågan är upp till varje företag att ta ställning till,
med hänsyn till faktorer såsom storlek och antalet inblandade i projekten. Fortfarande
31