Att effektivisera resursutnyttjandet i byggprojekt - Erik Brantås ... - KTH

7.2 Steg två – Vilka hjälpmedel behöver organisationen?
När organisationen är undersökt kan det redan ha skapats en bild av vilka hjälpmedel
som det kan finnas behov av. Först och främst gäller det att få organisationen att dra
full nytta av de befintliga systemen. Därför är det viktigt att ta hänsyn till hur
organisationen idag använder dessa. Ofta kan det räcka med
uppföljningsutbildningar, såvida det inte är system som är helt outnyttjade. Är det ett
IT-intensivt företag så kan nya program vara en del av lösningen, men det som
måste tas i beaktande är att en lösning på IT-problem inte alltid behöver innebära fler
program, i många fall tvärt om. Att minska antalet program för att öka användandet
och därmed nyttan kan vara en bra lösning. Om det är så att företaget tidigare har
utvecklats men har bibehållit de gamla IT-systemen kan det vara dags för en
uppgradering av programmen. För vissa kan det också komma fram att företaget har
växt ifrån ett antal program. Eftersom det då kan ha uppkommit ett nytt behov så bör
också företaget börja leta efter programvara som kan fylla detta. Det är viktigt att inte
undvika att undersöka programvara som kan tyckas vara utmanande att hantera då
nästa steg av metoden behandlar hur organisationen kan stödjas. Det viktigaste i
detta steg är att hitta de hjälpmedel som kan öka organisationens nytta mest, oavsett
om det är ny programvara, utveckling av den befintliga eller bortrationalisering.
7.3 Steg tre – Vilka stöd är nödvändiga?
Genom att leta förbättringar i den befintliga strukturen och IT-verktygen kan en bild
av vilka kompetenser och/eller avlastningsbehov som behövs ha skapats. I vissa fall
kan det förefalla tillräckligt med ett eller två av de tre stegen i metoden för att sätta
igång med förändringen. Det är dock viktigt enligt författarna att inte hoppa över
något steg i undersökningen då det är i detta tredje steg som den fulla effekten kan
uppnås eftersom alla områden som problem kan återfinnas i, knyts samman.
Skapa en prioriteringslista över de delar, som framkom av resultaten i steg ett och
två, som inte är möjliga att lösa på annat sätt än genom avlastning. Belastningen på
de anställda i företaget bör jämnas ut där det är möjligt, men i vissa fall kommer det
att förekomma återkommande moment i arbetet som upplevs som extra
komplicerade/jobbiga. Utvärdera därför om en stödfunktion skulle kunna ta över, eller
underlätta, de delarna av arbetsprocessen. Kanske har företaget nu också behov av
att ta in ny programvara, eller har stort behov av att få upp de anställdas kunskaper i
befintlig sådan. Jämför värdet av att använda sig av befintlig personal som då får mer
att göra och måste utbildas, mot att ta in ett nytt stöd. Innan det specificeras ett antal
personer eller kompetenser som är nödvändiga i ett sådant stöd bör samtliga
åtgärder listas upp. Vissa av de punkter som framkommit kanske kan lösas som en
51