Att effektivisera resursutnyttjandet i byggprojekt - Erik Brantås ... - KTH

7.1 Steg ett - Se över organisationens prestanda
Då ett företag är intresserade av att undersöka sina möjligheter till förbättring är det
enligt författarna organisationen som ska analyseras i det första steget. Målet med
undersökningen är att belysa de förändringar som krävs inom organisationen för att
företaget ska fungera optimalt med de förutsättningar som är gällande. För att ett
tillkommande hjälpmedel eller stöd ska ge så stor effekt som möjligt måste
organisationen från början vara optimerad. Det är därför som undersökningen börjar
med detta område. Analysen ska utgå från varje företags specifika utseende och
inriktning samt de frågeställningar som författarna tagit fram.
Är den organisationsform som företaget har vid undersökningen anpassad till de
tjänster som erbjuds? Om det är en organisation med exempelvis intensivt
försäljningsarbete bör det då undersökas hur olika delar av företaget kan samarbeta
för att stärka försäljningsprocessen. På samma sätt så kan ett företag med teknisk
inriktning vara i behov av att skapa fler specialister. Även storleken på företaget är en
vital del att ha i åtanke när analysen genomförs. Detta för att en stor organisation ofta
har fler möjligheter att dra nytta av sin storlek samtidigt som den har flera möjligheter
till förändring. Ett större antal anställda innebär dessutom att organiseringen av
dessa kan ske på flera olika sätt.
En viktig del i analysen är att undersöka hur mottaglig och villig personalen på
företaget är för förändring. Ofta är det de som upplever sitt arbete som hårt belastat
som är villiga att pröva något nytt, men för att en förändring ska lyckas bör merparten
av de anställda vara positivt inställda till detta. Arbetsprocesserna som används bör
listas upp och specificeras för att visualisera eventuell snedbelastning och
dubbelarbete inom organisationen. Genom detta kan det påvisas vilka personer inom
organisationen som har behov av mer stöd än andra, vilket kan underlätta hur
lösningarna sedan ska prioriteras.
Samspelet mellan organisationen, de befintliga IT-systemen och hjälpmedlen bör
också undersökas i den mån det redan finns sådana. Nyttan som ett hjälpmedel
bidrar med kan trots allt tillintetgöras om inte användarna utnyttjar dess kapacitet.
Hur kan organisationen dra större nytta av dessa? Genom att undersöka
ovanstående frågor och delar i organisationen har förhoppningsvis en grundläggande
uppfattning, av hur organisationen bör se ut, ha kommit fram. Vilka förändringar som
skulle krävas för att skapa denna kommer troligtvis också ha åskådliggjorts och
därmed är det dags att fortsätta med Trestegs-metodens andra steg.
50