Tidredovisning behövs i statlig förvaltning - Ekonomistyrningsverket

44
Försök finna
tydligt avgränsade
verksamhetsobjekt
INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
som har lagts ned per mönstrad och per personärende. Några
myndigheter som vi intervjuat använder också informationen
för uppföljning på individnivå, exempelvis i samband med
medarbetarsamtal. Sammanfattningsvis kan vi dock konstatera
att den tid som har registrerats på olika verksamhetsobjekt
kan användas i större utsträckning än vad som görs i
dag för att styra verksamheten, följa produktiviteten och vägleda
medarbetarna.
Några myndigheter angav att de har för många och för
otydliga verksamhetsobjekt, vilket försvårar uppföljningen
och minskar kvaliteten i inrapporteringen. Det är därför viktigt
att försöka finna en ambitionsnivå där gränsdragningen
mellan olika verksamhetsobjekt blir tydlig. Med tydlig gränsdragning
förenklas medarbetarnas tidrapportering och möjligheterna
till bra uppföljning förbättras.
Hur tidredovisningen påverkat styrningen
Alla de myndigheter vi diskuterat med tycker att tidredovisningen
fungerar tillfredsställande. De upplever att målsättningarna
som fanns vid införandet huvudsakligen har infriats.
Pliktverket menar att redovisningen är en förutsättning för
att man ska kunna fördela kostnader på olika finansiärer och
klara målsättningen om en rättvisande kostnadsfördelning av
lönekostnader och gemensamma kostnader. Fiskeriverkets
och Riksantikvarieämbetets syften att bland annat fördela
lönekostnaderna på verksamhetsobjekten har också infriats.
Luleå tekniska universitet framhåller att hanteringen blivit
billigare, effektivare och mindre krånglig sedan man gick från
Excelbaserad hantering till tidredovisning i Agresso. Alla fyra
uppger också att tidredovisningen gjort att kostnadsmedvetenheten
på myndigheten ökat.
Den interna styrningen har förändrats i och med införandet
av tidredovisning. Den har dock inte förändrats i den
utsträckning som är möjlig med tanke på den förbättrade
information som redovisningen ger. De flesta använder sig
av informationen från tidredovisningen för att planera verksamheten
och för att beräkna budgeten. Budgeten är sedan
det som löpande ligger till grund för uppföljningen. Det är
med andra ord i planeringsläget som tidredovisningen har
påverkat den interna styrningen mest. Görs planeringen i