Tidredovisning behövs i statlig förvaltning - Ekonomistyrningsverket

2 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
Attestering och uppföljning av tidredovisningen
Den ansvarige för verksamhetsobjektet, projektledaren, attesterar
tidrapporten. Fördelen är att projektledaren löpande ser
och godkänner tiden som olika projektmedlemmar registrerar
på projektet. Nackdelen är bland annat att den enskilde
medarbetaren inte får en komplett bild av sin flextid innan
alla projekt som hon eller han redovisat tid på är attesterade
av respektive projektansvarig.
Hur tidredovisningen påverkat styrningen
Den interna styrningen på institutionerna har inte förändrats
i och med införandet av tidredovisning. Institutionerna
arbetar med samma typ av underlag som tidigare. I dag är det
dock enklare och kräver en mindre arbetsinsats att ta fram
underlagen. Ett fåtal institutioner har också angett att informationen
från tidredovisningen används som underlag för
medarbetarsamtal.
Man anser att tidredovisningen fungerar tillfredsställande
och att de huvudsakliga löftena, det vill säga att hanteringen
skulle bli billigare, effektivare och mindre krånglig, har infriats.
De problem som uppkommit har berott på att institutionen
inte har stramat upp de interna rutinerna. Om exempelvis
en persons timmar inte finns med i huvudboken, kan det
bero på att personen inte skickat iväg sin tidredovisning eller
att den inte har attesterats av den projektansvariga.
De flesta institutioner som har gått över från Excel till det
centrala tidrapporteringssystemet har haft stora förväntningar
på anpassningar av systemet, eftersom det är möjligt att enkelt
göra anpassningar i Excel. Agresso är inte lika flexibelt.
Exempelvis finns det ett önskemål – som inte kan tillfredställas
– att det ska vara möjligt att se det budgeterade och det ackumulerade
antalet timmar i attesteringsbilden innan rapporten
attesteras. Andra önskemål som finns är att det ska gå fortare
att registrera och attestera i systemet.
Myndighetens reflektioner
När tidredovisning infördes på Luleå tekniska universitet var frivillighet
ett ledord. Möjligen skulle institutionerna ha styrts hårdare
till ett eller ett par olika sätt att beräkna timkostnaden, att
hantera in­ och utlåning av personal och att hantera semester.