Tidredovisning behövs i statlig förvaltning - Ekonomistyrningsverket

52 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
projekt som medarbetarna arbetade med och hur många timmar
som lades på administration. Informationen från tidredovisningen
skulle också vara underlag för årsredovisningen
och arbetet med verksamhetsplanen.
Införandet
När tidredovisningen infördes var motståndet begränsat,
även om den i början upplevdes som ett kontrollmoment.
Det tog sig uttryck i att en del bara registrerade den normala
arbetstiden, åtta timmar per dag, i stället för den faktiska. En
del ifrågasatte nyttan och tyckte att det tog lång tid att fylla i
blanketten.
Motståndet bemöttes med argumentet att det är enhetschefens
ansvar att medarbetarna redovisar sin tid på rätt saker
och att de arbetar med rätt saker. Det är för detta som tidredovisningen
är ett viktigt stöd.
Myndigheten framförde att den hade haft tur vid införandet
eftersom chefen på en enhet fick med sig personalen från
början genom att visa att tidredovisning är en förutsättning
för att se vad de anställda arbetar med. Personalen fick först
gissa hur mycket tid de lade ned på olika verksamheter, och
detta jämfördes sedan med det faktiska utfallet. Uppskattningen
och utfallet stämde inte överens, vilket underlättade
argumentationen för ett införande och bidrog till en positivare
inställning hos personalen, som också som spred sig till
de andra enheterna.
Tidredovisning i praktiken
Med några undantag tidrapporterar de anställda varje månad.
Vissa tillfälligt anställda som arbetar med specifika uppgifter tidredovisar
inte. Deras lönekostnad bokförs direkt i lönesystemet.
Timanställda och konsulter tidredovisar inte heller i Excelmallen.
Av de timanställdas schema framgår vilka verksamhetsobjekt
som ska belastas, och för konsulterna konteras fakturan
direkt på det aktuella verksamhetsobjektet.
Tidredovisningssystemet hanterar in­ och utlån av personal.
Om det är fråga om ett mindre antal timmar rapporterar
personen bara på den andra enhetens verksamhetskod. Är
det ett längre utlån sköts det mer formaliserat med skriftliga
beslut. Hanteringen fungerar dock på samma sätt.