Tidredovisning behövs i statlig förvaltning - Ekonomistyrningsverket

5 INSPIRATIONSBOK · TIDREDOVISNING
Argumentet för införandet var att med rätt antal timmar redovisade
på olika verksamhetsobjekt skulle kostnadsredovisningen
ge en rättvisande bild av de resurser som togs i anspråk
för verksamhetsobjekten. Det sågs som särskilt viktigt i
externfinansierade projekt. Det ansågs också nödvändigt för
att få ett rättvisande underlag för offertlämnande och fakturering
när det gällde externa uppdrag. En ytterligare anledning
var att myndigheten behövde tidredovisning för att klara vissa
finansiärers (EU) krav på återredovisning av de bidrag som
verket fått.
Införandet
Verket införde Agressos modul för tidredovisning successivt.
Den första enheten fick registrera i en testversion och
sedan skarpt ett par månader innan nästa enhet togs in i systemet
efter samma förfarande: först test och sedan skarpt.
De sista enheterna gick igång direkt i den skarpa versionen,
främst beroende på att testversionen inte underhölls och att
systemadministratörerna vid det laget var intrimmade.
Att enheterna först skulle registrera i en testversion berodde
främst på att många av medarbetarna var ovana datoranvändare,
och för dem var det tryggt att börja med att registrera
i en testversion. Ett annat skäl var att modulen för tidredovisning
använde andra begrepp än vad användarna var vana
vid. Exempelvis använde verket begreppet aktivitet i stället
för projekt, som fanns i modulen.
Motståndet i organisationen utmynnade ofta i frågor kring
varför verket behövde ett system för tidredovisning, hur det
skulle gå till och om uppgifterna skulle användas på ett rationellt
sätt. En fråga som framfördes ofta och som grundade
sig på ett allmänt motstånd var: Varför ska vi tidredovisa när
verksledningen och huvudkontorets avdelningar inte behöver?
Den frågan är dock överspelad i och med att de också
tidredovisar i dag.
Inledningsvis förekom en del tekniska problem. Nätet
mellan verkets driftsställen var inte utbyggt, vilket gjorde att
många upplevde systemet som trögt och lynnigt, eftersom
modemuppkopplingen då och då bröts.