Dialog och förhandling i offentlig upphandling - Upphandlingsstöd.se

52DIALO G OCH FÖR HANDLI NGDet är både bra och trevligt att vid inbjudan tala om vilkasom kommer att delta från den upphandlande myndigheten;då kan leverantören anpassa sin förhandlingsstyrka efter det.Skicka en skriftlig inbjudan med en utförlig agenda.Säkerställ att de som förhandlar på leverantörssidan harmandat att förhandla och sluta överenskommelser.Hur lång tid i förväg ska man kalla till förhandling?– Kalla till förhandling i god tid!Ange gärna redan i förfrågningsunderlaget under vilkentidsperiod eventuella förhandlingar kommer att ske ochuppmana leverantörerna att avsätta tid för detta. Tänk på attdet är många olika personer som ska samlas. Ge därförleverantörerna (och din egen organisation) en rimlig chans attsamla rätt förhandlingsstyrka bland annat genom att erbjudaett antal alternativa tider.Bör man upprätta en agenda/ett förhandlings-PM?– Att följa en agenda/ett förhandlings-PM säkerställerprincipen om likabehandling!Genom att ha en agenda/ett förhandlings-PM som man följeroch genom att dokumentera vad som sägs säkerställs attprincipen om likabehandling följs. Hur detaljeradagendan/förhandlings-PM:et ska vara respektive hur mycketsom behöver dokumenteras får stå i proportion till denaktuella upphandlingen.Ska man skicka frågorna i förväg?– En förberedd leverantör leder till en effektivförhandling!För att få en effektiv förhandling är det en klar fördel attfrågor kring anbudet samt de parametrar som ska förhandlasär kända i förväg av leverantörerna. På så sätt kan deförbereda sig och ta med rätt personer. Det finns ingen vinstmed överraskningsmoment, det leder ofta bara till utdragnaförhandlingar. Frågorna kan med fördel skickas i form av ettformulär som leverantören fyller i och tar med tillförhandlingen. Detta gäller framför allt för de delar avanbudet som behöver klargöras. Ett sådant formulär kansedan ligga till grund för det protokoll som ska upprättas.