Wettbewerb Mittelstandsfreundliche Kommunen Rheinland ... - Inmit

Kommunikation & Zusammenarbeit
Kommunikation heißt miteinander reden
Wenn es um Fragen der Mittelstandsfreundlichkeit von Kommunen geht, rückt mit schöner Regelmäßigkeit das Thema
Kommunikation zwischen Verwaltungen und der örtlichen Wirtschaft ins Blickfeld. Gefragt nach der Bedeutung einzelner
Kriterien der Mittelstandsfreundlichkeit, rangiert die Kommunikation bei den Unternehmen auf Platz 1 der Rangliste. Das
Spektrum der Kommunikation ist dabei recht vielschichtig. Neben der direkten persönlichen Kommunikation mit den
Ansprechpartnern und Entscheidungsträgern vor Ort, umfasst dieses Handlungsfeld auch die Online-Kommunikation sowie
Maßnahmen zur Verbesserung des Informationsflusses. Positiv für die Kommunen: Verbesserungen im Bereich der Kommunikation
sind nicht in erster Linie eine Frage großer Budgets, sondern eine Frage der Denkhaltung. Zahlreiche positive Beispiele aus
Rheinland-Pfalz zeigen auf, dass es gerade im Bereich der Kommunikation viele Ansatzpunkte gibt, um mit vergleichsweise
geringem Aufwand für die Kommunen einen für die Unternehmen spürbaren Nutzen zu stiften.
Was aber heißt gute Kommunikation in
dem hier besprochenen Zusammenhang
konkret? Dem Ansprechpartner für die
Unternehmen kommt in der Verwaltung
eine Schlüsselstellung zu. Er verkörpert
für das Unternehmen die gesamte Kommune.
Seine Erreichbarkeit, Kompetenz
und Freundlichkeit sind entscheidend für
das Bild, das Unternehmen von der örtlichen
Verwaltung haben. Er ist sozusagen
die lebende Visitenkarte – was er gut
macht, überträgt sich auf das Bild von der
gesamten Verwaltung, was er schlecht
macht ebenfalls.
Schwerpunkte der Kommunikation zwischen
Verwaltung und Unternehmen sind
die folgenden drei Bereiche. Für ein Unternehmen
ist, erstens, ein fester Ansprechpartner
zur Betreuung während eines Verfahrens
von großer Wichtigkeit. Rückfragen
und Bedenken können so direkt
geklärt werden. Im Gespräch können die
Anforderungen an das Unternehmen zum
Umfang der notwendigen Unterlagen
besprochen und verbindliche Aussagen
über realistische Zeithorizonte gemacht
werden. Persönliche Beratung erleichtert
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in den meisten Fällen auch für die Verwaltung
die Bearbeitung eines Antrages oder
einer Genehmigung. Hier kann den Kommunen
nur empfohlen werden, die allerorts
stattfindenden Verwaltungsmodernisierungen
dazu zu nutzen, um Unternehmen
einen festen Ansprechpartner zur Betreuung
während eines Verfahrens zu geben
und diesen mit entsprechenden Entscheidungskompetenzen
auszustatten.
Untersuchungen zeigen deutlich auf, dass
Unternehmen mit einem festen Ansprechpartner,
die Kommunen deutlich besser
bewerten als Unternehmen, die immer
mit wechselnden Stellen und Personen
zu tun haben.
Zweitens kommt dem persönlichen Kontakt
mit den kommunalen Entscheidungsträgern
eine wichtige Rolle zu. Die Schaffung
von Möglichkeiten des Austausches
zwischen Unternehmen und Verwaltungsspitze
sind gewünschte Maßnahmen, die
dem gegenseitigen Verständnis, dem Erkennen
von Wünschen und Bedürfnissen
dienen (bspw. Unternehmensbesuche,
Unternehmerstammtische, Gesprächsforen).
Drittens unterstützen die modernen Kommunikationsmöglichkeiten,
wie Internet
und interne Vernetzung, den Prozess der
Kommunikation und tragen zu einer Vereinfachung
bei. Durch das Internet besteht
die Möglichkeit, kurzfristig aktuelle Informationen
bereitzustellen (bspw. Download
von Formularen). Der unbeschränkte
Zugriff auf Informationen oder die vereinfachte
Bearbeitung von Vordrucken und
Formularen erspart den Unternehmen
Zeit, Kosten und Aufwand. Die beschleunigte
Kontaktaufnahme wird zusätzlich
durch eine übersichtlich gestaltete Internetseite
der Verwaltung gefördert. Auch
die Nennung von Ansprechpartnern mit
Zuständigkeiten und Durchwahlnummern
und/oder E-Mail-Adressen vereinfacht die
Kontaktaufnahme und verbessert den Informationsfluss.
Wie ein erfolgreicher Dialog zwischen
ortsansässigen Unternehmen und ihrer
kommunalen Verwaltung gestaltet werden
kann, zeigt das folgende Beispiel der Ver-
bandsgemeinde Rockenhausen.