Archivar 2/2013 (3 MByte) - Archive in NRW

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Anforderungen an die ordnungsgemäße
AKTENführung
Eine Handreichung des Staatsarchivs
der Freien und hANsestadt
Hamburg für die Führungskräfte
in der Verwaltung
Im Jahre 2007 beschrieb ein Beitrag in „Der Archivar“ die Vorbereitung,
Durchführung und Nachbereitung einer Behördenumfrage
zum Stand der Schriftgutverwaltung in der hamburgischen
Verwaltung. 1 Seit dieser Behördenumfrage hat das Staatsarchiv
die Beratung der Behörden intensiviert und inzwischen auch
grundsätzliche Überlegungen zu einem tragfähigen Records
Management eingebracht. 2
Der gemeinsame Nenner von Behörden und Staatsarchiv ist die
aus Artikel 20 Absatz 3 des Grundgesetzes hergeleitete Sicherung
von Transparenz und Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns.
Registraturgut übernimmt diese Aufgabe in Hamburg für einen
Zeitraum von in der Regel bis zu 30 Jahren, das daraus erwachsene
Archivgut auf ewig. Entspricht das Registraturgut nicht
den rechtsstaatlichen Anforderungen, so wird dieser Makel bei
der Umwidmung zu Archivgut nicht geheilt. Und soweit sich
ein Geschehen gar nicht in Akten abbildet, ist es in keiner Weise
verlässlich nachvollziehbar. 3 Keine Akte, kein Archivgut. Den vornehmlich
auf die Aussonderung gerichteten und zudem sprachlich
Distanz ausdrückenden Begriff der „Vorfeldarbeit“ nutzt das
Staatsarchiv nicht. Angesichts ihrer Tiefe und Wirkung wird die
Beratung als Querschnittsaufgabe verstanden, die aus der Mitte
der Verwaltung heraus für die Verwaltung wahrgenommen wird. 4
Die hier abgedruckte Handreichung ist eine Form der Beratung
und richtet sich an die Führungskräfte auf allen Ebenen in der
hamburgischen Verwaltung. Diese sind letztlich für die Qualität
der Aktenführung in ihren Bereichen verantwortlich, auch indem
sie ihren Mitarbeitenden bei zunehmender Aufgabenverdichtung
die Zeit verschaffen, die Geschehnisse in Akten abzubilden.
Die Handreichung wurde im so genannten „FHHportal“, einer
verwaltungsinternen Sharepoint-Anwendung, platziert und der
Link den Leitungen der Organisationsabteilungen zur Weitergabe
in ihren Behörden übermittelt. Zeitgleich erhielten die behördlichen
Innenrevisionen, die Registraturen sowie Multiplikatoren
(z. B. Ausbildungsleitungen) ebenfalls einen Hinweis auf die
Handreichung. Dass die verschiedenen Empfängerkreise erreicht
wurden, zeigen die inzwischen eingegangenen Anrufe und Mails
aus den Behörden. Insofern konnte auf diese Weise auch der Kontakt
zwischen Staatsarchiv und Behörden gestärkt werden.
Die Handreichung umfasst acht Seiten, wobei nach Abzug von
Deckblatt und Quellenangaben fünf Seiten Text übrig bleiben. Sie
stellt die Verschriftlichung eines Vortrages dar, den die Verfasserin
vor Ort in den Behörden anbietet. Auch der Vortrag ist auf die
zeitlichen Belange insbesondere höherer Führungskräfte ausgerichtet
und überschreitet in der Regel 40 Minuten nicht.
Sowohl der Vortrag als auch die Handreichung gehen auf diejenigen
Fragen ein, welche in der Verwaltungspraxis am meisten
„drücken“: Was ist angesichts der heutigen technischen Möglichkeiten
eine Akte und wann ist sie vollständig? Wie ist mit SMS
umzugehen? Dabei werden diese Fragen nicht immer eindeutig
beantwortet, sondern es werden Wege zu ihrer bereichsspezifischen
Klärung aufgezeigt.
In der behördenübergreifenden Beratungstätigkeit konzentriert
sich das Staatsarchiv inzwischen auf die Führungskräfte. Ohne
ihre Mitwirkung werden die verkrusteten Strukturen, die für den
Qualitätsabfall im Umgang mit Akten verantwortlich sind, nicht
aufzubrechen sein. Kommen beispielsweise Registraturkräfte aus
einer Fortbildungsveranstaltung, so benötigen sie „transferförderliche
(…) Rahmenbedingungen“ 5 , da sie anderenfalls bei der
Umsetzung ihres neuen Wissens auf Widerstand stoßen werden.
Die Akte erscheint in der Handreichung als organisatorisch-rechtliches
Konzept, als eine Verknüpfung von Aufzeichnungen. Dies
ist ein neuer Kernbegriff, der nicht mehr beliebig austauschbar
ist, weil auch er ein Konzept repräsentiert. Je mehr für die Führungskräfte
die konzeptionelle Dimension des Themas erkennbar
wird, desto eher sind sie erfahrungsgemäß bereit, ihrer Verantwortung
gerecht zu werden.
Irmgard Mummenthey, Hamburg
1 Julia Brüdegam, Hendrik Eder und Irmgard Mummenthey: Die gefühlte
Misere in greifbaren Zahlen: Schriftgutverwaltung in der Freien und Hansestadt
Hamburg. Ausgangssituation – Standards – Perspektiven. In: Der
Archivar 60 (2007) H. 1, S. 29-33.
2 Irmgard Mummenthey, Überlegungen zu Records Management in der hamburgischen
Verwaltung, in: Standards und Normen im Alltag der Archive.
44. Rheinischer Archivtag, 10.-11. Juni 2010 in Bonn-Bad Godesberg (Archivhefte
41) Bonn 2011, S. 30-35. Die Impulse gaben vor allem die Veröffentlichungen
von Marc Schaffroth und Peter Toebak.
3 Vgl. dazu Udo Schäfer: Quod non est in actis, non est in mundo. Zur Funktion
öffentlicher Archive im demokratischen Rechtsstaat. In: Alles was Recht
ist. Archivische Fragen – juristische Antworten. 81. Deutscher Archivtag in
Bremen (Tagungsdokumentation zum Deutschen Archivtag, Band 16), S. 58-
78, hier insbes. S. 71-74.
4 Vgl. ebd., S. 74-77.
5 Regine Kuglstatter: Multiplikatoren – Mogelpackung oder Wunderwaffe?
Was das Multiplikatorenprinzip in der betrieblichen Bildung tatsächlich
leisten kann, Hamburg 2012, S. 9.
Archivar 66. Jahrgang Heft 02 Mai 2013