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Die Überlassung und Übermittlung von Daten an Dienstleister muss auf jeden Fall den Grundprinzipien von Datenverwendungen folgen (siehe Kapitel 3). 2.4.4 Empfänger oder Dritte weitere HandlungsträgerInnen Neben den genannten Personengruppen gibt es noch eine Gruppe „Außenstehender“, EmpfängerInnen und Dritte. Die österreichische Gesetzgebung definiert diese Personengruppen nicht ausdrücklich, die EU-Richtlinie zum Datenschutz schon. Dritte sind vom Auftraggeber ermächtigt, Daten zu verwenden (z.B. Subunternehmer von Unternehmen, die im Auftrag von Konzernen Datenanwendungen durchführen). Empfänger sind - wie schon der Name sagt - diejenigen, die die Daten erhalten. Manchmal ist in diesem Zusammenhang auch von „Datenimporteuren“ die Rede. 2.4.5 Informationsverbundsystem Eigenschaften des Informationsverbund - systems Meldung eines Informationsverbund - systems Pflichten für ein Informationsverbund - system Ein Informationsverbundsystem zeichnet sich dadurch aus, dass Daten durch mehrere Auftraggeber gemeinsam in einer Datenanwendung verwendet werden (§ 4 Z 13 DSG). Jeder Auftraggeber hat dabei auch auf jene Daten im System Zugriff, die von den anderen Auftraggebern zur Verfügung gestellt wurden. In einem Informationsverbundsystem kann jeder Systemteilnehmer Daten einspeichern und sie damit allen anderen Teilnehmern zur Verfügung stellen (z.B. Flugbuchungssysteme, Hotelreservierungssysteme, Unternehmensnetzwerke). Jede Datenanwendung in einem Informationsverbundsystem muss der DSK gemeldet werden. Die Meldung kann für alle Beteiligten gemeinsam eingereicht werden und auch der Bescheid ergeht an alle Betreiber des Systems gemeinsam. Derzeit sind bei der DSK vier Informationsverbundsysteme gemeldet. Auch bei vorsichtiger Schätzung kann man davon ausgehen, dass es sich dabei nur um eine geringe Zahl der tatsächlich bestehenden Informationsverbundsysteme in Österreich handelt. Liegt ein solches Informationsverbundsystem vor sind gewisse Auflagen zu befolgen: Ein Informationsverbundsystem darf erst nach Genehmigung in Betrieb genommen werden. Ohne Genehmigung können Verwaltungsstrafen bis zu 10.000 EUR verhängt werden (§ 18 Abs. 2 Z 4 DSG). Der Auftraggeber eines Informationsverbundsystems muss dem Datenverarbeitungsregister (DVR) einen Betreiber für das System melden. Dieser Betreiber kann entweder ein Auftraggeber oder ein Dritter sein. Der Betreiber ist verpflichtet jedem/r Betroffenen auf Antrag innerhalb von 12 Wochen alle Auskünfte zu geben, die der/die Betroffene benötigt, um den für die Verarbeitung seiner/ihrer Daten im System verantwortlichen Auftraggeber festzustellen. Der Betreiber haftet für die Datensicherheit (§ 50 Abs. 1 und 2 DSG). Jeder einzelne Auftraggeber muss seine/ihre Teilnahme am Informationsverbund system gesondert melden. Zulässig ist ein Informationsverbundsystem also nur dann, wenn die Datenübertragung zwischen jedem einzelnen Teilnehmer auch zulässig ist. Wird ein Informationsverbundsystem geführt, ohne dass eine entsprechende Meldung an die DSK unter Angabe eines/r Betreibers/in erfolgt ist, treffen jeden einzelnen Auftraggeber die Pflichten des Betreibers. 12
Checkliste zur Datenweitergabe in einem Informationsverbund > Zu welchem Zweck werden Daten weitergegeben? > Ist es ein berechtigter Zweck? > Wer erhält die Daten? > Wurde eine Meldung an das DVR gemacht? > Wurden die erforderlichen Zustimmungserklärungen eingeholt? > Hat der Betriebsrat Mitspracherecht (z.B. weil Systeme zur automationsunterstützten Übermittlung von personenbezogenen Daten von MitarbeiterInnen eingeführt werden)? Wenn ja: > Wurden mit dem Betriebsrat Vereinbarungen zum Informationsverbundsystem getroffen? > Besteht ein Anpassungsbedarf in bestehenden Dienstverträgen, Betriebsvereinbarungen, Vereinbarungen mit den MitarbeiterInnen? 13
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