Informationen und Handlungshilfen zum grenzüberschreitenden ...

Die Betriebsvereinbarung sollte immer wieder an die neuen Releases der Daten -
verarbeitungs-Software angepasst werden (Aktualität). Jede neue Software enthält neue
Fehler. Das Programm muss daher vor dem Einsatz ausreichend geprüft werden.
Grundsätze
für eine gute BV
Aktualität
Allerdings nützt es wenig, wenn Betriebsvereinbarungen die zwischen Betriebsräten
und Geschäftsführung abgeschlossen wurden, zwar auf dem neuesten Stand sind, die
handelnden Personen, sprich die MitarbeiterInnen aber nicht. Viele Fehler entstehen aus
Unkenntnis oder mangelndem Problembewusstsein und nicht aus böser Absicht. Eine
Schulung der MitarbeiterInnen zu den jeweils aktuellen Datenschutzvorkehrungen
und policies ist daher notwendig.
Wissenstransfer
Die Betriebsvereinbarung muss eindeutige Regelungen dazu enthalten, was mit den
Mitarbeiter Innendaten passiert, sollte jemand aus dem Betrieb aussteigen. Wann
werden die Daten gelöscht? Wie werden sie entsorgt? Jede Art von Daten, die irgendwann
einmal gespeichert wurde, sollte auch irgendwann einmal wieder gelöscht werden.
Daten, die falsch sind, und Daten, die nicht mehr benötigt werden, sind zu löschen (§ 27
Abs. 1 und § 28 DSG). Klar ist, dass Stammdaten sowie Daten, die aus gesetzlichen
Verpflichtungen heraus gespeichert werden müssen, so lange verwendet werden, solange
der/die MitarbeiterIn im Unternehmen ist - vorausgesetzt sie sind richtig. Wie lange aber
werden die Unterlagen des Bewerbungsgespräches aufbewahrt? Wie lange werden die
Daten aus den MitarbeiterInnen-Gesprächen gespeichert? Bis zum Austritt der Mit -
arbeiterIn aus dem Unternehmen - oder sogar darüber hinaus? Ein Jahr? Fünf Jahre?
Dazu muss es verbindliche Vereinbarungen geben.
Löschungsvereinbarungen
Betriebsvereinbarungen sehen häufig vor, dass im Notfall/Krisenfall besondere
Bestimmungen zum Tragen kommen. Diese Sonderbestimmungen unterwandern in der
Regel den individuellen Datenschutz stärker, als die Bestimmungen für den Normalfall.
Der Betriebsrat muss darauf achten, dass die „Krisensituation“ ausreichend definiert ist,
sonst liegt die Definition bei der Geschäftsführung und die laxen Regelungen, die für
„Krisen“ geschaffen wurden, können dann auch für alltägliche Situationen missbraucht
werden. Notfallchecklisten für jedeN MitarbeiterIn geben klare Verhaltensregeln vor
und helfen somit bei der Schadensbegrenzung. Was ist im Falle des Falles konkret zu tun?
Wie sollen sich die MitarbeiterInnen verhalten, wenn die Geschäftsführung einen Notfall
ausruft? Dürfen dann weiterhin E-Mails verschickt werden? An wen wende ich mich,
wenn meine Daten in die falschen Hände geraten sind?
Krisenszenarien
Klare AnsprechpartnerInnen innerhalb des Konzerns helfen, die Datenschutzbelange
besser durchsetzen und koordinieren zu können. Die Zuständigkeiten der handelnden
Personen müssen dabei klar festgelegt sein. Je nach betroffenen Gruppen (z.B. KundInnen,
MitarbeiterInnen) können das auch unterschiedliche Personen sein. Jedenfalls sollte die
verantwortliche Stelle einfach zu finden und im Betrieb bekannt sein.
klare Verantwortlichkeiten
Beim Abschluss einer Betriebsvereinbarung muss der/die Betriebsrat/-rätin immer auf
die Spezifika des Unternehmens eingehen. Die Vereinbarung sollte nicht zu einer
„Abschreibübung“ werden, sonst gehen Datentransfers an dem/der ungeschulten
Betriebsrat/-rätin vorbei. Selbstständiges Handeln ist gefragt und gerade bei diesem
komplexen Thema äußerst schwierig. Die GPA-djp Abteilung Arbeit & Technik, sowie
die Rechtsabteilung (Kompetenzzentrum Datenschutz) unterstützt die Prozesse zu Betriebsvereinbarungen
im Bereich Datenschutz gerne.
angepasst ans
Unternehmen
Damit die Betriebsvereinbarung auch gelesen wird, damit die Belegschaft über ihre
Rechte Bescheid weiß, ist es generell notwendig, dass sie nicht zu lang ist und in einer
verständlichen Sprache abgefasst wird.
Transparenz
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