Aufstieg in die erste Liga - Midrange Magazin

midrange spezialSAP-lösungen und -partnerRationalisierung im Informationsfluss mit SAP-ArchivFeuersichere AufbewahrungDie weltweite Vernetzung von Rechnern macht einen schnellen Datenaustausch möglich.Dadurch schwillt die Datenflut in Unternehmen stetig an. Mit einer Lösung von ITML lassensich unternehmensrelevante Unterlagen und Dokumente einfach und sicher in SAP archivierenund wieder abrufen, ohne den Unternehmensprozess unnötig zu beeinträchtigen.Die Praxis zeigt es: Die gesetzlichenVorgaben zur Archivierung vonUnternehmensdaten liegen im Schnittbei 15 Jahren – ein Zeitraum, der manchemittelständische Unternehmen andie Grenze ihrer Archivierungsmöglichkeitenbringt. Auf eine saubere undregelmäßige Ablage von Papierbelegenoder digitalen Dokumenten in verschiedenstenFormaten, wie z. B. Faxe, Briefe,Rechnungen sowie E‐Mails, ist daherin der heutigen Zeit nicht mehr zu verzichten.Mit der richtigen Lösung kann manauf Pflichtenhefte und eingetroffeneKundendokumente ebenso zurückgreifenwie auf früher erzeugte Ausdruckeaus Word, Excel oder Outlook. Einefeuersichere Aufbewahrung ist damitkomplett gewährleistet – eine Rückverfolgungder einzelnen Geschäftstätigkeitenebenso.Nehmen wir an, aus dem Partnervertragmit der Winkel AG/Wien aus1998 muss kurzfristig eine wichtigeKlausel nachgelesen werden. Das heißtfür die Chefsekretärin Karin Weber einumständliches und zeitaufwendigesDurchstöbern der Dokumente im Keller.Wenn sie Glück hat! Es könnte jedochebenso gut sein, dass der Vertragauch in der Zweitniederlassung in Österreichabgelegt wurde.Mit der richtigen Plattform ist einstrategisches und unternehmensweitesDokumentenmanagement für eine saubereArchivierung sicher. ITML bieteteine durchgängige und erprobte Lösung,in der Dokumente verwaltet undDienstwege für Dokumente festgelegt,verteilt und überwacht werden. Dasgesamte Informationspotenzial einesUnternehmens kann per Tastendruckaus SAP auf den Bildschirm gebrachtwerden. Die Plattform nutzt dabei vollständigdie bestehende SAP-Umgebungund -Infrastruktur.Sowohl eingehende und ausgehendeals auch im Unternehmen erzeugteDokumente werden zentral gehandhabt,ablegt und archiviert. Belege, diein Papierform eingehen, werden mittelsDokumenten-Scanner digitalisiertund stehen somit für Zugriffe – mitBeachtung des Berechtigungskonzepts– weltweit zur Verfügung. Karin Weberkann somit durch einfaches Aufrufenim SAP den Partnervertrag anzeigenlassen; dieser wurde beim Eingang viaBarcode-Identifikation archiviert unddem richtigen Kunden im SAP zugewiesen.So kommt Karin Weber ohne langesSuchen sofort zu Ihrem Dokument.Gesetzliche Vorgaben erfülltDurch die damit erreichte Integrationaller Dokumente in den Backup- undArchivierungsprozess erfüllen Unternehmendie Gesetzesanforderungenund sichern die Rückverfolgung undDokumentationspflicht in allen relevantenBereichen. Zudem können mitdieser Plattform nicht mehr benötigteDaten aus der SAP-Datenbank gelöschtwerden – jedoch so, dass ein Zugriffauf diese Daten jederzeit über das Archivsystemwieder möglich ist. Diesmacht ein System nicht nur schlankerund schneller, sondern spart durch dieEindämmung der Datenzunahme auchnoch Kosten. Beat Wyler óITML AG, Biel (CH)www.itml.ch18MIDRANGE MAGAZIN · 04/2009