Aufstieg in die erste Liga - Midrange Magazin

SCHWERPUNKTdms: output, verträge, archivierungBeitrag von gezielt eingesetztem Output ManagementDas papierlose UnternehmenNicht erst seit der Finanzkrise schnallen viele Unternehmen ihren Gürtel enger und eswird in sämtlichen Unternehmensbereichen nach Sparmaßnahmen gesucht. Doch wiekönnen Betriebsabläufe optimiert oder die Produktivität gesteigert werden? Wo könnenKosten gesenkt und Zeit eingespart werden?Eine Firma mit 50 Mitarbeitern produzierttäglich im Schnitt 8,5 kgan ausgedruckten Dokumenten. DiesesVolumen gilt es zu senken. Es muss jedochgleichzeitig gewährleistet werden,dass sämtliche Informationen nachwie vor für die zuständigen Mitarbeiterbereitgestellt werden. Druck- bzw.Output-Management, Automatisierungund Archivierung sind hier die entscheidendenSchlagwörter.Teure Formulardrucke unnötigIn einem ersten Schritt werden ERP-Output‐, Spool- und Textdateien nichtmehr direkt ausgedruckt, sondern stattdessenin einem gängigen PC-Formatgespeichert. Wenn es nötig ist, könnendiese Dateien vorher formatiert und aufeinfache Art und Weise grafisch aufbereitetwerden. Firmenlogos, elektronischeSignaturen oder Barcodes werdenbei Bedarf hinzugefügt.Auf diese Weise entstehen professionelleGeschäfts dokumente, die an dasCorporate Design des Unternehmensangepasst sind. Durch das Vorliegen inelektronischer Form sind teure Formularvordruckesomit nicht mehr notwendig.Sollte es dennoch unumgänglichsein, die so erstellten Dokumente in Papierformzu erhalten, ist dies natürlichebenfalls problemlos möglich.Um die Arbeit zu vereinfachen, giltes oben geschilderte Vorgänge zu automatisieren,indem die entsprechendenOut-Queues oder SAP Output Devicesüberwacht werden. Je nach eingehen-der Datei werden automatisch die gewünschten,vorgefertigten Dokumenteerstellt und – wenn gewünscht – perE‐Mail an Kunden oder MitarbeiterANZEIGESL iPrintOutputmanagement Lösung „ Unlimited Outfit for your Output “extrem variabelvolle Integrationschnelle EinrichtungdruckerunabhängigpreiswertWeitere Lösungen:und vieles mehr IT-Solutions for your business ...Neu: SL Print for NotesSL iCall SL Export SL S/H/KSL iConnect SL Makler SL GHSL iControll SL WWS SL TransportSCHLEICHER System AG · Hafenstraße 11-13D-65439 Flörsheim am MainInternet: www.schleicher-systemag.deversandt bzw. per FTP veröffentlicht.Durch diese Umstellung werden Druckvolumensowie Portokosten erheblichgesenkt.Symtrax hat aufbauend auf seinerOutput-Managementlösung eine Archivierungslösungentwickelt, mit derder autorisierte Anwender über einengesicherten Web-Zugang jederzeit undallerorts auf sämtliche archivierten Original-ERP-Output‐,-Spool- und -Textdateienoder die entsprechenden, in Formgebrachten elektronischen Dokumenteim PDF-Format zugreifen kann.Archivgänge sind VergangenheitDank umfangreicher Suchfunktionendieses Tools werden die archiviertenDokumente schnell wieder verfügbar;somit gehören zeitraubende Gänge insArchiv der Vergangenheit an. Außerdemberücksichtigt die elektronischeArchivierung die gesetzlichen Anforderungen– und als positiver Nebeneffektwird auch einiges an Platz gespart.Jürgen Moll ózum unternehmenSymtrax ist eine weltweite Organisation,die sich der Produktion und dem Vertriebvon Multiplattformberichten und OutputManagement Software widmet. Aufgrundder benutzerfreundlichen Anwendungermöglicht die Symtrax Software dieprofessionelle Erstellung von Berichtenfür eine übersichtliche Analyse und eineeffektive Entscheidungsfindung.www.symtrax.de22MIDRANGE MAGAZIN · 04/2009