Aufstieg in die erste Liga - Midrange Magazin

SCHWERPUNKTdms: output, verträge, archivierungSturti, iStockphoto.comSUMMARYDie Nachfrage nach Dokumenten-Management-Systemensteigt. Wir verratenIhnen, was die Lösungen leisten undwarum die Archivierung in Unternehmenan Bedeutung gewinnt.Effizienz + Transparenz + Prozesssicherheit = WettbewerbsvorteilPotenziale noch besser nutzenKosteneffizienz durch strukturierte, transparente Abläufe ist in vielen Unternehmennicht nur ein Schlagwort, es bedeutet im derzeit hyperdynamischen Umfeld auch einenentscheidenden Wettbewerbsvorteil.Die progressive Entwicklung derVerwaltungs- und Overhead-Kostender letzten Jahre fordert nun eineTrendumkehr zu kleineren, schlagkräftigerenVerwaltungseinheiten. Diesführt wiederum dazu, dass Abläufenochmals effizienter, strukturierterund sicherer gestaltet werden müssen.Ein unternehmensweites DMS-System– bestehend aus einem elektronischenArchiv und dem automatisierten Workflow-Management– kann zur Verbesserungdieser Abläufe einen wesentli-chen Beitrag leisten. Ein elektronischesArchiv ermöglicht es, Belege und Dokumenteinnerhalb weniger Augenblickezu finden und zu verwenden. Bedingtdurch exponentielles Wachstum unternehmensweiterDaten und Informationenkommt diesem Umstand zukünftigeine höhere Bedeutung zu.In Unternehmen führt ein DMS – inAbhängigkeit der jeweiligen Organisationsgröße– zu einer wesentlichenZeitersparnis. Das bedeutet, dass sichdie Mitarbeiter auf ihre Kernaufgabenkonzentrieren können, ohne sich dabeiunnötig lange mit strukturellen Anforderungenzu beschäftigen. Besondershilfreich sind beispielsweise auf den jeweiligenAufgabenbereich abgestimmteSuch- und Abfragefunktionen (clickand go), die einer kontinuierlichen Evaluierungund Adaptierung unterliegensollten.Durch eine strukturierte Beleg- undDokumentenlenkung gelingt es, zusätzlicheZeitreserven zu aktivieren,da sich Prüfprozesse – beispielsweise20MIDRANGE MAGAZIN · 04/2009