200 - Midrange Magazin

SCHWERPUNKTdokumentenmanagementeine Berechtigungsklasse angegebenwird, so wird die Registerkarte – unddamit alle dieser Gruppe zugehörigenDokumente – nur den Benutzern angezeigt,die auch dieser Berechtigungsklasseangehören.DMS-System mit KommunikationsfunktionenModerne Dokumenten-Managementsystemebieten umfangreiche Funktionenzur elektronischen Verwaltungund inhaltlichen Erschließung. Sowerden beispielsweise Spool-Belege– wie Ausgangsrechnungen und Lieferscheine– automatisch indexiert undarchiviert sowie Eingangsrechnungenmit einem Scanner digitalisiert. Diedarauf aufsetzenden Erfassungs- undKlassifizierungssysteme extrahierenbuchungsrelevante Daten und stellendiese den Folgeanwendungen zur Verfügung.Vom Angebot bis zur Rechnunglassen sich die Dokumente überWorkflow-Mechanismen elektronischin die Geschäftsprozesse einbinden.So ist zum Beispiel eine Benachrichtigungdes Adressaten sinnvoll, wenneine neue Aufgabe in seinen Aufgabenkorbzur Bearbeitung eingestellt wurde– möglichst auch extern als eMail oderSMS. Die Einbindung der externenKommunikation ist auch dann wichtig,wenn Kopien archivierter Dokumenteper eMail oder Fax übertragen werdensollen – wie beispielsweise beim automatisiertenMahnverfahren die Übermittlungder Archivkopien von Ausgangsrechnungen.Und von besondererBedeutung in der heutigen Zeit ist dieArchivierung der geschäftsrelevanteneMails und Telefaxe im Gesamtzusammenhangmit allen anderen Dokumentenin den elektronischen Akten einesKunden, Lieferanten oder eines spezifischenVorgangs. Horst Barthel óGräbert Software + Engineering GmbH, Berlinwww.graebert-gse.deAutomatisierte DrucksteuerungFlexible BilderAutomatisierte Prozesse gewinnen auch bei der Drucksteuerungimmer mehr an Bedeutung. Von der CSP GmbHkommt mit print2forms eine Plattform, die auch komplexeSteuerfunktionen übernehmen kann.Eine solche Möglichkeit ist z. B., Bilderund Zeichnungen zu einem Fertigungsauftragautomatisch anzudrucken.Bilder können in Abhängigkeitvon den Nutzdaten für das Marketingoder zwecks der besseren Zuordnungentweder in Farbe oder in schwarz-weißausgegeben werden. Über ein Gatewaykönnen die Bilder und Zeichnungen ineine bestimmte Form und Größe konvertiertwerden und zentral auf einemServer gespeichert werden. Ebensoist der Aufbau eines Bild-Servers aufHTML-Basis denkbar. Zur Laufzeitwerden diese Bilder oder Zeichnungenüber einen Druckerclient abgefragt unddirekt in den Druckdatenstrom eingebettet.Auf diese Art und Weise könnenganze Handbücher oder Produktbeschreibungenmit ausgegeben werden.Einige CSP-Kunden verwalten somit nur einer einzigen Anweisung imDruckprozess zehntausende von Produktbildern.Vollautomatische PapiernachbearbeitungDie Kopiensteuerung und Verteilung sowiedas Zusammenführen von Belegenund der Versand sind zeit- und personalintensiv.Die Lösung der CSP GmbHstellt hier automatisierte Prozesse zurVerfügung, die all diese Schritte vereinfacht.Viele Firmen setzten für denRechnungsdruck immer noch Matrixdruckermit Durchschlagpapier ein.Diese Art des Druckens kann sehr un-flexibel sein. Dazu ein Beispiel: KundeA möchte 2 Kopien, Kunde B aber nureine. Kunde C bekommt zu den Rechnungennoch eine Sammelrechnungund Kunde D erhält keine Kopie dafüraber eine Sammelrechnung und einenÜberweisungsträger. Das bedeutet:Jeder Beleg muss entweder manuellbearbeitet und versendet werden oderman muss sich mit einem unflexiblenStandardablauf zufrieden geben.Mehr Flexibilität in den ProzessenHier kann über Dokumenten- und Formatprozessemehr Flexibilität geschaffenwerden: Über ein Kennzeichen imDatenstrom wird die Kopienanzahl gesteuert.Große Spooljobs können belegorientiertzerlegt und weiterverarbeitetwerden. Unterschiedliche Belege werdenzusammengeführt und der ganzeindividuelle Kundenvorgang mit Steuermarkenfür die Papiernachverarbeitungmit Kuvertiersystemen aufbereitet.Neben der verbesserten Optik derAusdrucke ist auch ein hohes Potentialan Zeitersparnis durch solche Prozessegegeben.óCSP Computer Schnittstellen Peripherie GmbH,Rodgauwww.csp-gmbh.de30MIDRANGE MAGAZIN · 09/2007