200 - Midrange Magazin

SCHWERPUNKTdokumentenmanagementDMS-Workflow bei BINDER mit d3 d.velop automatisiertPapierarmes Büro umgesetzt80 % weniger Ablagezeit, 95 % weniger Ablageplatz und rund zwei Drittel schnellerer Durchlaufder Belege: Mit diesem Ergebnis beweist die BINDER GmbH, dass die Vision vom papierarmenBüro effizient in die Realität umgesetzt werden kann. Die Umstellung auf das DMS-System d.3 erfolgte schnell und reibungslos, die Amortisationszeit lag bei nur fünf Wochen.Wenn es darum geht, Geschäftsprozessezu optimieren, ist MichaelKaufmann, CIO der BINDER GmbH inTuttlingen, kein Freund von Kompromissen.Bereits vor Jahren hat er diePapierberge auf den Schreibtischen alsHauptverursacher ineffizienter betrieblicherAbläufe identifiziert, die letztlichunnütze Kosten generieren. Diegeschäftliche Kommunikation in demUnternehmen war bislang geprägt vonPapierdokumenten, die als Prozessträgerfungierten. Der Paradigmenwechsel– weg vom Papier hin zum elektronischenDokument – begann, als sichder Umzug in ein neues Geschäftsgebäudeabzeichnete. Zu diesem Anlasswurde das Organisationsziel definiert,durch Einsatz eines DMS-Systems dieVision vom papierarmen Büro Schrittfür Schritt in die Realität umzusetzen.„Solange das Papier für die Mitarbeiterder Prozessträger ist, Abläufe alsountrennbar mit den Papierdokumentenverbunden sind, gibt es immer Produktivitätsverluste“,erklärt MichaelKaufmann. Die Planungen zum Umzugin das neue Forschungs- und Entwicklungszentrumbeinhalteten auch, dassjeder Mitarbeiter lediglich fünf Aktenordnermit Unterlagen an seinen neuenArbeitsplatz ‚mitnehmen’ durfte.Geschäftsprozessoptimierung beiEingangsrechnungenDer erste Schritt zum papierarmenBüro begann bei BINDER mit der Optimierungder Geschäftsprozesse imRechnungseingang. Das Erfassen und Verbuchen ist eine Tätigkeit mit hohemPersonalaufwand: Die täglich eingehendenRechnungen wurden nach demÖffnen der Post mit einem Eingangsstempelversehen, kopiert und dieseKopie zur Genehmigung an die Fachabteilungenweitergeleitet. Zur Kontrolledes Vorgangs wurde das Original inWiedervorlagemappen abgelegt. Abdiesem Zeitpunkt war man auf denRücklauf angewiesen, wobei es vorkommenkonnte, dass Rechnungen nichtmehr auffindbar waren. So wurdenneue Kopien angefertigt und versendet.Anhand der Wiedervorlagemappe wurdenachtelefoniert, um Skontofristeneinzuhalten. Sind die Rechnungen dannzurückgekommen, wurden die Freigabedatenmanuell von der Kopie auf dasOriginal übertragen. Die Kopie wurdeanschließend vernichtet oder – je nachWunsch – der freigebenden Abteilungwieder zugesendet. Sobald die Zahlungerfolgte, wurde dies per Stempel aufdem Original vermerkt und dann, da essich um prüfungsrelevante Unterlagenhandelt, archiviert. Der ganze Ablauferforderte einen hohen Kenntnisstandder Mitarbeiter und implizierte diverseFehlerquellen. „Hinzu kam noch“, soMichael Kaufmann, „dass jeder Sachbearbeiterseine eigene Art der Ablagehatte; Vertretungen im KrankheitsoderUrlaubsfall mussten sich erst indiese spezielle Form der Vorgangsbearbeitungeinarbeiten.“AuswahlprozessFirmenintern wurden in der Vergangenheitbereits viele grundlegendeProzesse auf EDV umgestellt, zuletztdie Migration des ERP/PPS-Systemsinfor:COM auf die aktuellste Version.Für das neue DMS suchte BINDER nuneine Software, die einfach zu bedienenund kostengünstig zu betreiben ist unddie vor allem über eine bereits praxi-40MIDRANGE MAGAZIN · 09/2007