200 - Midrange Magazin

MARKTÜBERSICHTHR-lösungeneterna Mode GmbH nutzt e‐Akte von Exact SoftwareMitarbeiterverwaltungSeit mehr als drei Jahren arbeitet die eterna Mode GmbH mit Exact e‐Synergy alselektronischer Personalakte zur Unterstützung von Personalprozessen.Für die Einführung der elektronischenPersonalakte bei der eternaMode GmbH gab es einen konkretenAnlass: Der Wunsch der Geschäftsleitung,unkompliziert Einblick in diePersonalakten zu haben. Dabei wurdeschnell klar: Das ist nur mit Personalaktenin elektronischer Form realisierbar.Zudem sollten die Akten zwar jederzeitzugänglich sein, aber selbstverständlichnur für einen klar definierten Personenkreis.„Ich habe es sehr schnellschätzen gelernt, Personalakten nichttelefonisch im Archiv anfordern zumüssen, sondern einfach auf die Dokumentezugreifen zu können, wannimmer ich Informationen benötige“,schwärmt Maximilian Auer, Verwaltungschefvon eterna. „Der Aufwand,Personalunterlagen zu verwalten, hatsich für uns erheblich verringert.“Ein Rollensystem (alle Angestelltensind bestimmten Management-Ebenenzugeordnet) sichert den Zugriff auf dieDokumente: Die Bereichsleiter habenEinsicht in die Akten ihrer Mitarbeiter,Geschäftsführung und Personalabteilungüber die gesamte Belegschaft. Dieeinzelnen Mitarbeiter können nur dieeigenen Unterlagen sehen.Standardprozesse automatisierenSchon in der Personalabteilung vonkleineren Unternehmen besteht einGroßteil des normalen Tagesablaufsaus zeitraubenden Standardprozessen;mit wachsendem Personalbestand istauch ein steigender Verwaltungsaufwandverbunden.Am Beispiel der Urlaubsverwaltungwird der Aufwand mit Papieranträgendeutlich: Mitarbeiter aller Ebenen fülleneinen Urlaubsschein – natürlichmit Original und Durchschlag – aus,ihre Vorgesetzten genehmigen ihn,nachdem sie sich über die bereits eingeplantenFrei-Zeiten der Kollegen informierthaben. Der unterschriebeneUrlaubsschein geht zurück zum Mitarbeiter,eine Kopie des Antrags wird indie Personalabteilung weitergegebenund dort registriert. Hier wird auch dieUrlaubsliste geführt.Mit einem elektronischen Systemist dieser Ablauf schneller zu realisieren:Anträge werden effektiver bearbeitetund können nicht verloren gehen.Auch eterna nutzt nun die digitale Urlaubsverwaltung:Die Mitarbeiter habenZugriff auf die Lösung und tragendort den gewünschten Urlaub ein. DerVorgesetzte erhält einen Urlaubsantragüber das System, genehmigt ihn oderlehnt ihn ab. Der beantragte Urlaubwird automatisch in den Kalender desMitarbeiters eingetragen, in dem sichalle Fehlzeiten (Urlaub, Krankheitusw.) wieder finden. Das korrekte Urlaubsmodellaller Mitarbeiter ist in denStammdaten hinterlegt und fließt indie Berechnung der verbleibenden Urlaubstagemit ein. Die Zeitplanung derBelegschaft ist auf einen Blick überschaubar– und für das Aktualisierender Urlaubsliste ist kein separater Arbeitsschrittmehr nötig.Dazu noch einmal eterna: „Mit derLösung können wir unsere gewohntenProzesse 1:1 abbilden, anstatt uns andas System anpassen zu müssen. Auchdeshalb wurde das elektronische Beantragender Urlaubstage von allen gernangenommen“, so Manfred Bauer, Personalleiter.Zunächst hatten vor allem Personalabteilungund Geschäftsführung intensiverdamit gearbeitet. Nach dieser„Testphase“ wurden die 70 der etwa160 Mitarbeiter am Stammsitz in Passau,die eine eigene Windows-Kennunghaben, einbezogen.Gab es dabei Anfangshürden zuüberwinden? „Jeder geht anders mitdem Thema Rechnernutzung um –manche lieben es, manche müssen sichetwas länger eingewöhnen. Außerdemsind mit der elektronischen Umsetzungvon Prozessen eine andere Philosophieund eine zunächst ungewohnte Transparenzverbunden“, berichtet ManfredBauer. Aber schnell überzeugte dieArbeitserleichterung auch die letztenZweifler.Für die eterna Mode GmbH hat sichgezeigt: Die elektronische Personalaktevereinfacht die Prozesse und Abläuferund um die Mitarbeiterverwaltung enorm.Personalabteilung und Geschäftsführunghaben jederzeit Informationenund Dokumente zur Verfügung. Mitarbeiterqualifikationen,Verträge undGehaltsentwicklung sind in einer Datenbankzusammengeführt und stetsaktuell für alle Berechtigten auf Knopfdruckeinsehbar. Wolfgang Maier óExact Software Deutschland,München-Dornachwww.exactsoftware.de76MIDRANGE MAGAZIN · 09/2007