200 - Midrange Magazin

SCHWERPUNKTDomino-anwendungen / groupwareVertragsmanagement im GriffTransparenz spart KostenEine Frist zu versäumen, geht schnell ins Geld: Lizenz- und Leasing-Verträge im Unternehmenlaufen dann automatisch weiter, obwohl man die Services gar nicht mehr benötigt oder siebei einem anderen Anbieter preisgünstiger bekäme. Ein leistungsfähiges Vertragsmanagementerinnert automatisch an Kündigungstermine und macht sich damit schnell bezahlt.Ohne Verträge könnte kein Unternehmenlange existieren. Im Einkauf,Vertrieb, Personalwesen, demFacility Management und der IT-Abteilungbilden Kontrakte das betriebswirtschaftlicheFundament jeglichen unternehmerischenHandelns. Mit Kunden,Geschäftspartnern und Lieferantenwerden ständig Kontrakte abgeschlossen.Da geht es um Leasing- und Mietverträgefür Firmenwagen und Gebäude,Wartungsverträge für Maschinen,Computersysteme, Drucker oder auchMobiltelefone. Das Ergebnis: Man siehtden Wald vor lauter Bäumen nicht.Ein Zugriff auf die Verträge funktioniertin den meisten Fällen entwederphysikalisch auf Papier oder überein digitales Archivsystem. Da gehtschnell der Überblick über Details wieLaufzeiten, Kündigungsfristen, automatischeVerlängerung etc. verloren. OftAbbildung 1: Vertragsmanagement: Einfache und übersichtliche Verwaltungsämtlicher Vertragsdaten (Quelle: Retarus)werden Wartungsgebühren für Gerätegezahlt, die schon lange nicht mehrexistieren. Von einem zentralen Controllingkann vielfach keine Rede sein.Nahezu jede Abteilung in einem Unternehmengeht hier eigene Wege: Dasverursacht nicht nur einen erheblichenpersonellen Aufwand – für das Unternehmengeht das schnell ins Geld.Einen Ausweg weisen spezielle Lösungenfür das Vertragsmanagement,wie sie etwa das „Retarus Vertragsmanagementfür Lotus Domino/Notes“bietet. Als Lotus-Notes-Anwendung unterstütztdie Software eine ganze Reihevon Betriebssystemen von Windows bisz/OS und läuft auf einer Vielzahl vonHardware-Plattformen, darunter auchden integrierten Anwendungs-ServernIBM iSeries. Die Applikation ist mit derAuszeichnung „Ready for IBM Lotus DominoSoftware“ zertifiziert.Einfach undübersichtlichAlle Originalverträgewerden eingescanntund in einer zentralenNotes-Datenbankgespeichert. Darüberhinaus wird jederKontrakt um zusätzlichewichtige Merkmaleergänzt: UnternehmensprofildesVertragspartners, GesamtvolumenundEinzelbeträge (Jahres‐,Halbjahres- oderMonatsprämien etc.) des Vertrages,Laufzeiten, Kündigungstermine und -fristen, Kostenstellen im Unternehmen,Bearbeitergruppen, Leserechte etc.Die Schott AG in Mainz beispielsweisehat die Retarus-Lösung bereitsim Einsatz und verwaltet damit ihre IT-Verträge. Der zeitliche Aufwand für diegesamte Vertragsverwaltung und diedaraus resultierenden Kosten konntensignifikant reduziert werden.Allen leseberechtigten Anwendernstehen digitale Kopien der IT-ServiceundLizenzverträge zur Verfügung. WesentlicherVorteil der Vertragsmanagementlösungist die Transparenz derDaten. So kann jeder berechtigte Mitarbeiterauf jeden IT-Vertrag zugreifenund ihn in einer zentralen Datenbankbearbeiten. Optimalen Überblick garantiertzudem die zentrale Abbildung vonKennzahlen wie dem Gesamtvolumeneines Auftrages, vereinbarten Wartungsintervallenund anderen wichtigenTerminen. Es existiert auch eineVerknüpfung mit Vor‐, Anschluss- undTeilverträgen. Über eMail und Kalendereinträgewird automatisch an Kündigungs-und Verlängerungstermine erinnert.So wird verhindert, dass unnötigeKosten durch versäumte Fristen oderverspätete Kündigungen entstehen.Alle Zahlungsfristen undGeldflüsse im Griff„Dank des Retarus-Vertragsmanagementsist es uns endlich möglich, diegesamte Vertragshistorie mit allenDokumenten zentral abzulegen und zu54MIDRANGE MAGAZIN · 09/2007