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Banking. Außerdem nutzen mehr als ein Drittel aller
Befragten das E-Mail-System im Unternehmen zur
Organisation ihres Privatlebens. Noch mehr, nämlich
über 70% aller Mitarbeiter versenden von der Arbeit
Fun-Mails an Freunde und Bekannte und ein Drittel der
Befragten versenden vom Unternehmen aus E-Mails
die Angelegenheiten aus ihrem Privat- und Liebesleben
betreffen. Weitaus relevanter für die Unternehmen
dürfte jedoch die Tatsache sein, dass fast jeder zweite
Wir sprachen über dieses Thema mit Christian
Kechel, EDV-Dienstleister und CMS-Systemadministrator
der Verlagsgruppe Wittich:
WIE GEHEN SIE IN IHREM UNTERNEHMEN MIT
DER THEMATIK UM?
Email ist sowohl im privaten wie auch im geschäftlichen
Verkehr mittlerweile zum Standard
geworden und ich würde es als töricht ansehen,
diese Entwicklung generell zu verteufeln.
AN FALSCHE ADRESSATEN VERSANDTE “GELBE”
BRIEFE GAB ES AUCH IN DER VERGANGENHEIT.
Eine neues Problem im elektronischen Postverkehr
stellt sich jedoch durch die vielfältigen
Möglichkeiten und damit auch die Komplexität
dieses Mediums. War es früher das Blatt Papier
welches in gleichem Wortlaut an mehrere Empfänger
versandt wurde oder dar der individuelle
Brief, der in einem Umschlag den Weg zum
Empfänger fand, verfügen Unternehmen als
auch Privatleute heute über ein elektronisches
Adressbuch mit Email-Adressen, die für diese
Art der Kommunikation genutzt werden.
Und genau hier beginnt oft das Problem: Der
Mensch mit seinem Wissen!
SYSTEMADMINISTRATOREN WISSEN EIN LIED
DAVON ZU SINGEN, DAS 99% ALLER COMPUTER-
PROBLEME 30 CM VOR DER TASTATUR SITZEN.
Mangelndes Wissen oder Sensibilität im Umgang
Umfrageteilnehmer bereits Firmeninterna per E-Mail
diskutiert hat. „Mit zunehmender Familiarität wächst
auch die Gleichgültigkeit”, führt Kiefer weiter aus. „Der
nächste Schritt liegt deshalb in der Aufklärung. Da der
Versand von E-Mails so einfach ist, neigen Mitarbeiter
dazu, auch mehr zu versenden, was wiederum zu
einem größeren Risiko führt. Die Weiterentwicklung der
elektronischen Kommunikation birgt auch mehr Gefahren.
Um diese zu minimieren, müssen Unternehmen
mit dem Medium Email sind ein viel größeres
Risiko als viele wahr haben wollen.
Nachfragen bei Anwendern fördern immer wieder
zu Tage, das diese schlichtweg die Unterschiede
bei der Beantwortung einer Email mit den Optionen
“Antwortet an Absender”, “Antworten an
alle Absender”, “Kopie senden” “Weiterleiten”
oder “BCC” im Detail gar nicht kennen und
demzufolge Email-Antworten an eine komplette
Mailingliste versenden, weil der Absender seine
Empfängerliste anstatt als “BCC”-Liste bereits
öffnetlich gemacht hat.
DIE FOLGE HIERVON IST DIE UNGEFILTERTE
WEITERGABE EVENTUELL TEUER ERWORBENEN
ADRESSMATERIALS ALS DIE GESAMTE “FANGE-
MEINDE”.
Hier ist dringend Aufklärungsarbeit in Form von
Schulungen oder zumindest eine Sensibilisierung
im Umgang mit dem Medium angeraten.
Ungeachtet dieser Tatsache denke ich aber, hat
sich bei der Nutzung von Email eine weitere
Unart eingebürgert. Email wird zunehmend durch
Briefbogen, Logos, Dateianhänge und sonstige
Anhänge oder Inhalte zum multimedialen Feuerwerk
– ohne Rücksicht auf die Möglichkeiten des
Empfängers. Und damit zur Gefahr! Reine Textinhalte
sind durch Virenscanner und Firewalls
problemlos in akzeptabler Geschwindigkeit zu
IT E-FAIL
ihren Mitarbeitern das notwendige Wissen vermitteln,
um den sicheren E-Mail-Verkehr und die Vertraulichkeit
von Unternehmensinformationen zu gewährleisten.
Kein Unternehmen möchte sich in der Situation befinden,
dass beispielsweise vertrauliche Personaldaten
plötzlich in die falschen Hände geraten sind!”
DIE FÜNF WESENTLICHSTEN SCHRITTE BEIM
E-MAIL-VERSAND VOM ARBEITSPLATZ AUS
LAUTEN:
* Die E-Mail sollte vor dem Versand noch einmal
genau durchgelesen werden.
* Besonders bei sensiblen Daten ist Vorsicht geboten.
Der Versender sollte sich immer genau im
Klaren darüber sein, wie sensibel die jeweiligen
Daten sind und ob das E-Mail-System Daten
verschlüsselt
* Jeder Angestellte sollte darüber informiert sein,
wofür genau das betriebliche E-Mail-System
genutzt werden darf
* Es sollte immer sichergestellt sein, dass nicht
auf “Allen antworten” geklickt wird
* Vor dem Versand sollte nochmals geprüft werden,
wer als Empfänger eingegeben wurde
Weitere Informationen zum Thema bei:
Sendmail GmbH in Neu-Isenburg,
E-Mail: germany@sendmail.com
prüfen, Multimediainhalte nur schwerlich. Somit
verkommt die “schnelle” Mail zur Schneckenpost
und belastet unser aller Computer, die
Transferdatenmenge steigt ins astronomische
und die Firmen, die gesetzlich gehalten sind
Emails zu archivieren, wissen schon heute nicht
mehr, wie dies eigentlich praktisch durchgeführt
werden kann.
Eines sollten wir bei aller Hysterie nicht vergessen:
Email ist praktizierter Umweltschutz wenn
man nicht jede Email ausdruckt und sie dem
Chef auf den Tisch legen muss, da dieser sich
diesem Medium eher zugeknöpft zeigt.
Also: Back to the roots, Email als schnörkellose
Textinformation und nicht im HTML-Format, FTP-
Server für Dateiübertragungen und Web-Seiten
für Information über reinen Textinhalt hinaus.
Dann wird dieses Medium beherrschbarer für
alle Nutzer!
UND EINE SIGNATUR MÖCHTE ICH IHNEN NICHT
VORENTHALTEN, DIE ICH PERSÖNLICH SCHON
LANGE VERWENDE:
„Bitte denken Sie über Ihre Verantwortung gegenüber
der Umwelt nach bevor Sie diese E-Mail
ausdrucken. Please consider your environmental
responsibility before printing this e-mail.”
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