IT-Freiberufler in guter Gesellschaft - Resoom Magazine

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IT-Technologie Archivierung
Jens Bieler
Die Verwaltung von morgen für die Dokumente von
gestern und heute
Heute unterliegen Unternehmen mannigfaltigen Regularien wie beispielsweise GdPdU, SOX, FDA
oder Abgabenordnungen. Dies gilt in besonderer Form für die digitalen und analogen Unternehmensarchive,
da diesen eine zentrale Bedeutung bei der Dokumentation von Geschäftsvorfällen
zukommt. Was leisten Archive für Unternehmen?
Leider ist auch heutzutage noch in vielen
Unternehmen festzustellen, dass Archive
doch recht stiefmütterlich behandelt werden.
Dies kann unter Umständen fatale
Folgen für diese Unternehmen haben. So
kann es passieren, dass bestimmte Daten
nicht mehr gelesen werden können, da die
Medien beschädigt wurden, oder dass im
Unternehmen keine Software mehr für die
Anzeige der Daten vorhanden ist oder dass
Dokumente vor geraumer Zeit ohne Hinweise
auf ihre Zusammenhänge gespeichert
wurden und heute von den Mitarbeitern
nicht mehr interpretiert und richtig zugeordnet
werden können.
Generell sind bei der Betrachtung von digitalen
Archiven auch die zu archivierenden
Dokumente und die notwendigen gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen zu betrachten.
In der Regel sind dies für den normalen
Gewerbetreibenden sechs bis zehn Jahre je
nach Dokumentenart. Doch schon für Krankenhäuser,
Kliniken, Versicherungen oder
auch Künstleragenturen können Archivierungen
von bis zu 70 und mehr Jahren vorgeschrieben
sein. Dies zeigt deutlich, dass
eine rein technische Betrachtung eines
digitalen Archivs zu kurz greift. Unter Umständen
ist es sogar sinnvoller, ein digitales
mit einem analogen Archiv zu verbinden
bzw. additiv zu betreiben. Gerade Verträge
und Urkunden benötigen immer die Originalform,
um als Beweis vor Gericht Verwendung
zu finden. Außerdem gibt es im Grunde
kein digitales Medium, welches Dateien
mehrere Jahrzehnte risikofrei speichern
könnte.
Zu Beginn eines Archivierungsprojekts sind
die folgenden Fragen zu beantworten:
• Was soll archiviert werden?
• Wie lange ist die geforderte Archivierungsdauer?
• Welche begleitenden gesetzlichen Bedingungen
müssen dabei berücksichtigt
werden?
• Welche Risiken sind mit dem Verlust bzw.
dem Untergang des Dokumentes verbunden?
• Wann und wie schnell muss das Dokument
wieder verfügbar sein?
Anhand dieser Fragen wird eine Systematik
entwickelt, mit deren Hilfe die in einem
Unternehmen verwendeten Dokumente und
Informationen qualifiziert werden. Dies ist
das Fundament des Archivs. Es dient als Anforderungsanalyse
und Planungsleitfaden.
In einem weiteren Schritt lassen sich daraus
die jeweiligen auf die einzelnen Dokumentenklassen
bezogenen Maßnahmen ableiten.
Diese Maßnahmen können zum Beispiel
sein:
• Redundante Speicherung auf optischen
Discs und Mikrofilmen
• Parallele Einlagerung von Originaldokumenten,
wie Verträge und Urkunden, in
einem Bunker oder besonders gesicherten
Gebäude
• Festlegung des Lebenszyklus für bestimmte
Dokumente, z. B. nearline-Speicherung
für den kurzfristigen Zugriff mit
anschließender Ablage auf langsamen
optischen Datenträgern
• Migrationsplanung, welche mit dem Tag
der Archivierung beginnt und einen in
die Zukunft gerichteten kontinuierlichen
Prozess darstellt
• Festlegung der notwendigen Benutzerrechte
und -rollen hinsichtlich der einzelnen
Dokumentenklassen
• möglichst normalisierte bzw. standardisierte
Dokumentenformate, die keinen
lizenzrechtlichen Einschränkungen unterliegen.
Ein solcher Planungsleitfaden bzw. das Ergebnis
einer solchen Analyse kann bei Bedarf
auch als eine Art Online-Repository implementiert
sein, das alle im Unternehmen
verwendeten Daten enthält. So entsteht ein
Nachschlagewerk, in welchem sich die Mitarbeiter
auch über Meta-Informationen wie
festgelegte Klassifizierungen oder Verantwortlichkeiten
informieren können.
Die Archivierung von Dokumenten und Informationen
ist ein Teilaspekt der Norm Records
Management nach DIN ISO 15489, die impliziert,
dass jedes Archiv zwingend einen gültigen
Aktenplan braucht. Parallel zu einem
solchen Aktenplan sollte auch berücksichtigt
werden, dass Dokumente innerhalb von
Unternehmen kontextuiert bzw. Teile von
Geschäftsvorfällen sind. Werden Dokumente
ohne ihre kontextuellen Bezüge aufbewahrt,
dann verlieren sie im Laufe der Zeit ihre Bedeutungen.
Sie stellen dann bloß noch zusammenhanglose
Einzelinformationen dar.
Schlussendlich darf auch nicht außer Acht
gelassen werden, dass ein funktionierendes
Archiv nicht nur der Produktivität der Mitarbeiter
zuträglich ist, sondern auch die Existenz
des Unternehmens sicherstellt.
Archivierungsexperte Jens Bieler: „Es gibt im Grunde
kein digitales Medium, welches Dateien mehrere Jahrzehnte
risikofrei speichern könnte.“
Über den Autor
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Jens Bieler ist selbständiger IT-Berater
in den Bereichen Architektur von DMS
und Archivsystemen – insbesondere
hinsichtlich der langfristigen Aufbewahrung
und der Normalisierung von
Inhalten. Er berät seine Kunden hinsichtlich
Archivlösungen herstellerunabhängig
und stellt die langfristige
Verfügbarkeit von Dokumenten sicher.
Kontakt
E-Mail: Jens.Bieler@t-online.de
Xing-Mitglied: Jens Bieler