SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI NAJWYŻSZEJ IZBY KONTROLI W 2013 ROKU

I. Najwyższa Izba Kontroli – podstawy prawne działalności i organizacja
System Informacji Prawnej LEX
System działa on-line w oparciu o przeglądarkę internetową. Zamieszczane są w nim wszystkie nowo wydane akty prawne
wraz z komentarzami i orzecznictwem, a także akty prawne i przepisy wewnętrzne NIK, z elektronicznymi wersjami
zarządzeń i pism okólnych Prezesa NIK.
Rozdział I
System obsługi archiwum
Działalność archiwów w centrali NIK i delegaturach wspiera – automatyzujące wiele pracochłonnych czynności –
specjalistyczne oprogramowanie, umożliwiające szybką ewidencję zgromadzonych zasobów, wyszukiwanie potrzebnych
dokumentów według określonych kryteriów, sporządzanie raportów i zestawień. Architektura systemu pozwala użytkownikom
na dostęp do wykazów akt kontroli i poszukiwanych dokumentów za pomocą przeglądarki internetowej.
System biblioteczny SOWA
Wykorzystywana w działalności biblioteki NIK aplikacja SOWA ułatwia czytelnikom dostęp do zbiorów, a pracownikom
biblioteki opracowywanie i katalogowanie książek. System znacznie usprawnił funkcjonowanie biblioteki NIK, jest on także
pomocny w efektywnym przeprowadzaniu wymaganych ustawowo spisów inwentarzowych zasobu bibliotecznego – dzięki
elektronicznemu katalogowi książek inwentaryzacja jest realizowana szybciej niż w poprzednich latach.
Zintegrowany System Zarządzania
ZSZ ułatwia realizację funkcji logistycznych: wspiera obsługę kadrową, płacową, finansowo-księgową, gospodarczą oraz
szkoleniową. Każdy z pracowników po zalogowaniu do systemu może uzyskać raporty dotyczące swojego zatrudnienia,
płacy, szkoleń zrealizowanych i planowanych. System umożliwia zgłaszanie usterek i awarii. W okresie sprawozdawczym
w systemie wprowadzono szereg modyfikacji tak aby realizować rosnące wymagania użytkowników aplikacji.
System wideokonferencji
Eksploatowany w NIK system wideokonferencji jest zainstalowany na stanowiskach stacjonarnych w jednostkach
organizacyjnych NIK oraz na przenośnych komputerach kontrolerów. Pozwala on, na potrzeby koordynacji kontroli,
na bezpośredni kontakt z kontrolerami znajdującymi się w siedzibie podmiotu kontrolowanego podczas czynności
kontrolnych. Ważnym aspektem rozwiązania jest lepsze wykorzystanie czasu pracy kontrolerów przez ograniczenie do
niezbędnego minimum podróży służbowych. W 2013 r. przeprowadzono transmisję 9000 godzin spotkań
wideokonferencyjnych. W związku z coraz szerszym wykorzystaniem możliwości, które daje ta metoda porozumiewania się,
system wideokonferencyjny w 2013 r. rozbudowany został o kolejnych pięć terminali.
Ochrona danych w spoczynku
W 2013 r. zakończono rozpoczęte rok wcześniej wdrożenie systemu szyfrowania danych. Celem wdrożenia tego systemu
jest ochrona danych w spoczynku znajdujących się na dyskach twardych laptopów oraz pamięciach typu PenDrive przed
dostępem osób nieuprawnionych w przypadku kradzieży lub zgubienia urządzenia. System zapewnia spełnienie wymagań
prawnych stawianych przez ustawę o ochronie danych osobowych oraz ustawę o Najwyższej Izbie Kontroli (zachowanie
tajemnicy kontrolerskiej). Korzyściami z wdrożenia ochrony danych w spoczynku są: ochrona danych pochodzących
z instytucji kontrolowanych, które są przetwarzane przez pracowników NIK na twardych dyskach laptopów i w pamięciach
typu PenDrive, wdrożenie mechanizmów wspomagających kontrolerów w przestrzeganiu obowiązków pracownika NIK oraz
ochrona prestiżu i reputacji instytucji.
10.3. Systemy informatyczne w fazie wdrażania
System Zarządzania Dokumentami i Sprawami
W 2013 r. kontynuowano realizację projektu Systemu Zarządzania Dokumentami i Sprawami (ZDiS). W sierpniu 2013 r.
rozpoczęto produkcyjne wdrożenie ZDiS, realizowane sukcesywnie w poszczególnych jednostkach organizacyjnych NIK.
Równolegle z uruchamianiem systemu w 2013 r. przeprowadzono szkolenia dla pracowników Izby z zakresu jego
funkcjonalności. W efekcie system ZDiS z końcem grudnia 2013 r. zastąpił elektroniczne repozytorium dokumentów eSzafa.
37