Creando Una Fundación: Guía Práctica para Profesionales - Synergos

151Ejemplo 3Para el informe del beneficiarioVITAE (Brasil)VITAE ha desarrollado un conjunto completo de documentos que suministrandirectrices para los informes de los beneficiarios. Dichos documentos ayudan a evitarmalos entendidos entre donador y beneficiario. Estos documentos acompañan lacarta de donación que estipula cuándo se harán los pagos de donación, establece losrequisitos para hacer informes descriptivos y financieros, así como las restriccionesen el uso de los fondos.El paquete de materiales enviado a los nuevos beneficiarios contiene una cartasolicitando que todos los que participen el proyecto, tanto en el aspecto técnico comoen el financiero, estén familiarizados con la documentación.Estimados señores:Por este medio le informamos que los Términos del Acuerdo (anexo a la presente) es eldocumento que reglamentará las relaciones entre su institución y VITAE, con relación a laorientación para implementación del referido proyecto.Por lo tanto, quisiéramos hacer hincapié en que todos los que participen en la ejecución delproyecto, de las áreas funcional, financiera y técnica deben conocer este documento en sutotalidad.De acuerdo con nuestra experiencia, este procedimiento garantiza un flujo más efectivo de lasactividades relacionadas con la implementación del proyecto. En el anexo, hacemos algunassugerencias que seguramente facilitarán la información del proyecto, tanto al equipocoordinador responsable de la propuesta como a VITAE.Quisiéramos aprovechar la oportunidad para informarle que, debido al gran volumen deinformes que analiza VITAE, es de fundamental importancia que los informes técnicos yfinancieros se entreguen el formulario específico. Insistimos en que no aceptaremos informesque no se elaboren siguiendo este procedimiento. 43Los términos del acuerdo están en dos secciones. La primera es un formulario de una hojaque pide la siguiente información del beneficiario (además de la dirección, teléfono, etc.):• duración del proyecto• objetivo• metas• cantidad solicitadaLa segunda sección solicita:1. Informaciones para los depósitos bancarios y un calendario para los desembolsos -número, fecha, cantidad y porcentaje aplicado a cada partida presupuestaria2. Confirmación de que los fondos únicamente se van a utilizar de acuerdo con las garantíasde la autorización original de que todos aquellos que participen en el proyecto observarán ycumplirán con las condiciones generales contenidas en el acuerdo, buscarán alcanzar losobjetivos acordado en la propuesta original, trabajarán para obtener el impacto máximo,enviarán informes técnicos y financieros, reunirán los recursos de contrapartida y enviarana la fundación copias de todos los materiales usados o producidos en el proyecto.Los anexos al paquete de informes incluyen formularios simplificados para losinformes técnicos y financieros, orientaciones para completarlos, que incluyendefinición de términos, un listado de dos páginas con las 25 condiciones para