Creando Una Fundación: Guía Práctica para Profesionales - Synergos

72Deberes y responsabilidades específicos1. Administración financieraa. Obedeciendo a los principios y métodos de contabilidad con aceptación general, establecer /mantener sistemas y procedimientos de control interno de los fondos recibidos por FPE, suspropiedades y otros bienes adquiridos.• Revisar la validez / autenticidad de los desembolsos en efectivo, recibos y otrastransacciones relacionadas.• Aprobar todas las pólizas, solicitudes de pagos en cheque y otros desembolsos• Revisar la exactitud de los registros de rendición de cuentas de todos los fondos /donaciones recibidos por FPE• Monitorear regularmente el desempeño de los administradores del fondo• Monitorear los gastos de operación contra el presupuesto, posición de efectivo / saldo y delas cuentas de inversionesb. Entregarle a AID u otros donantes los informes escrito sobre los fondos / donaciones recibidos,presentando una descripción de todo desembolso, bienes adquiridos y otras transacciones• Analizar y aprobar todos los informes financieros preparados por el Analista Financieroy el contador general de todos los fondos recibidos• Asegurar que todos los informes escritos estén de acuerdo con las directrices2. Planificar el controla. Establecer, coordinar y administrar un plan adecuado para controlar las operaciones,como generación de ingresos (maximización de los rendimientos obtenidos sobre losfondos que se puedan invertir), presupuestos de gastos y controles de monitoreoapropiados para garantizar el cumplimiento con los modelos establecidos.b. Asegurar que se implementen las medidas adecuadas de control interno para proteger losbienes de la Fundación.• Adquirir una cobertura de seguro adecuada para los bienes y mercaderías que puedanasegurarse.• Garantizar que todos los equipamientos estén y se mantengan en buenas condiciones,suministrando un sistema que monitorea su desempeño regularmente.3. Evaluar y consultar /auditoría internaa. Contratar una empresa de contabilidad o un contador para llevar a cabo una auditoríafinanciera y fiscal de los libros y registros de la Fundación relativos a los proyectos, que incluyatodas las fuentes de fondos.b. Analizar el cierre, con o sin la ayuda de una empresa pública de contabilidad, en los proyectosconcluidos.c. Llevar a cabo auditorías internas periódicas de las transacciones financieras, incluyendoresultados operativos, a través de la evaluación y valuación de la solidez y adecuación de loscontroles operativos financieros, contables y otros.Promover / iniciar procedimientos de control interno para garantizar el cumplimiento delos a objetivos y la efectividad de las políticas, estructura organizacional yprocedimientos, con un costo razonable.4. Servicios de administración de la oficinaa. Coordinar, con todos los jefes de las unidades, el desarrollo y la implementación de todas laspolíticas, directrices, formularios y procedimientos de administración en las siguientes áreas:•Compra y salida de artículos de oficina, materiales y equipos•Utilización y mantenimiento de los vehículos de servicio.b. Identificar y recomendar su aprobación los gastos de capital prioritariosc. Supervisar la instalación del sistema de mantenimiento de las máquinas y equipos deoficinad. Supervisar al personal encargado de dar apoyo durante las reuniones del comité delconsejo y del consejo curadores