Creando Una Fundación: Guía Práctica para Profesionales - Synergos

153Ejemplo 4Un sistema estandarizado para monitorear y evaluar proyectosFundación para el Medio Ambiente FilipinoLa Fundación para el Medio Ambiente Filipino (FPE) desarrolló un sistemaestandarizado para monitorear y evaluar proyectos, que incluye formularios paramonitorear visitas al sitio, una lista de comprobación para monitorear el proyecto y unformulario de monitoreo interno.Cada beneficiario, llamado organización aliada, firma un convenio de donación queespecifica un plan de trabajo anual con objetivos y actividades. El beneficiario y uno de losgerentes del programa de FPE evalúan el progreso a través de informes de la situación delproyecto que se deben presentar cada trimestre. Los reportes trimestrales presentados porel beneficiario incluyen logros del programa e informes financieros actualizados. Losfondos también se desembolsan cuatro veces al año y se entregan al recibir y revisar estosinformes. Si el campo es una nueva área de participación para FPE y/o la organización estásiendo beneficiada por primera vez, el personal o los consultores de la fundación visitan elsitio para reunirse con el personal del proyecto, los beneficiarios y otros grupos interesadospara analizar el progreso y las deficiencias y, si fuera necesario, hacer recomendaciones paraque el proyecto esté en el camino correcto.En su manual de administración de donaciones, FPE brinda información sobre suproceso de monitoreo y evaluación, así como los formularios necesarios. Primero viene elformulario de monitoreo del proyecto, que usará el personal y los consultores delproyecto durante sus visitas al sitio, hechas dos veces por año:Formulario de Monitoreo del Proyecto para la Visita al Campo Semestral del Personal/Consultor(directrices)Objetivo: Evaluar el progreso y los logros del proyecto en comparación con el plan de acciónResultado: Informe de la situación semestral o anualFlujo general de actividades sugerido:- Reunión inicial con el personal del proyecto- Revisión y evaluación de logros, contribuciones, resultados, problemas y soluciones- Identificación de informantes clave (proponente [beneficiario], comunidad, externos)- Revisión de registros /documentos- Informes administrativos- Registros financieros- Inspección del sitioEntrevistas con beneficiarios de la comunidadEntrevista con informantes clave (externos) [incluyendo a funcionarios gubernamentales]Entrevistas individuales con el personalReunión del grupo y sesión del retorno con el personal administrativo del proyecto [aclaración deobjetivos]Reunión del grupo con sesión del retorno con el equipo administrativo del proponente (porejemplo, cuestiones relativas a las políticas de puestos laborales/relación con el gobierno, apoyodel gobierno] 45Segundo, viene la lista de monitoreo del proyecto, que acompaña el formulario demonitoreo y sugiere las preguntas que deben hacerse sobre el proyecto en las áreas de losobjetivos, participación de la comunidad y administración: