Qualité Références 90

DOSSIER UN MARCHÉ DES LOGICIELS EN ÉVOLUTION
AVIS D’EXPERT
De la GED vers l’ERP du service
Qualité
Le système documentaire Qualité est le pilier du système de management de la Qualité. Peu importe le
secteur d’activité et la taille de l’entreprise, l’adoption d’une GED (Gestion Electronique Documentaire) au
sein d’un service Qualité fait partie de sa transformation digitale. Pour Boris Legrand, une GED ne sert pas
seulement à abriter et administrer la pyramide documentaire, elle peut être un atout pour toute l’entreprise
et devenir un véritable outil du quotidien pour l’ensemble des collaborateurs. Tout l’enjeu réside alors dans le
choix de la solution ainsi que son adoption par les collaborateurs.
©DR
Boris Legrand, Expert Produit
Logiciel QHSE et Risques au
sein d’Isiware
Boris
Legrand
Ingénieur diplômé en
Sciences Informatiques,
Boris Legrand intègre
le groupe Isilog Isiware
en 2009 en tant que
consultant avant de
prendre son poste
d’Expert Produit. En
tant que principal
intervenant chez les
clients en France et dans
les DOM-TOM, il est très
au fait des actualités
du marché dans des
domaines d’activités
variés. Communicant,
il anime régulièrement
des webinaires sur la
gestion de la qualité.
Quel que soit le domaine d’activité
des entreprises, le service Qualité
est, sans aucun doute, le plus
consommateur en matière de
documentation, d’archivage et de recherche
documentaire le conduisant de fait souvent
à souhaiter l’acquisition d’une GED.
Au-delà du classement de documents, la
recherche est aussi une fonctionnalité très
demandée par tous les collaborateurs de
l’entreprise, et pas seulement par le service
qualité. Tous ont, en effet, besoin d’accéder
facilement et rapidement aux informations
utiles, où qu’ils se trouvent.
N’oublions pas non plus que le service Qualité
a pour rôle de diminuer les coûts en réduisant
les non-conformités et en améliorant la
satisfaction client. Mission pas toujours
facilement reconnue tant il est difficile de
démontrer le gain financier et le ROI direct.
Il est donc important pour les responsables
Qualité de faire la preuve de l’utilité d’un
logiciel et de sa rentabilité. Intégrer une GED
dans un système de pilotage du service Qualité
qui pourra ensuite étendre son périmètre au
reste de l’entreprise est plus facile à entendre
du point de vue de la direction.
Aussi, la GED doit absolument s’inscrire dans
un système de management intégré (SMI).
Cela étant acté, elle pourra alors naturellement
évoluer, devenant un véritable ERP du service
qualité, dont la première étape sera la mise
en place de cet archivage digital.
LA GED DOIT DEVENIR LE SYSTÈME
NERVEUX DU SERVICE QUALITÉ
Afin d’atteindre cet objectif d’ERP de la
Qualité, il faut commencer par choisir une
GED qui sera capable d’évoluer en ce sens.
Celle-ci doit permettre le déploiement de
modules complémentaires dédiés et adaptés
aux besoins de la qualité permettant ainsi de lier
les informations entre elles. On peut considérer
qu’une GED devient un ERP qualité à partir du
moment où elle intègre des processus qualité
comme les plans d’actions.
Ainsi, il sera possible, à terme, d’identifier
les risques et de les lier à un processus.
En alimentant les données dans l’outil,
les responsables qualité ont accès à plus
d’informations qui impactent la dynamique
d’amélioration continue de la qualité.
Qui dit qualité, dit audit. Avec un système
capable d’intégrer les audits internes et de les
lier à la GED et les processus, on peut facilement
identifier l’origine des écarts ou non-conformités
qui viendront directement alimenter un plan
d’action global. Le lien entre ces éléments est
alors mis en évidence et évite les doublons :
c’est un gain de temps et d’efficacité qui peut
s’avérer crucial pour les responsables qualité.
Plus le système sera nourri, plus les bénéfices
26 I QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°90 • Septembre - Octobre - Novembre 2021