Untitled - Jabatan Audit Negara

32.1.9 Penyimpanan RekodSistem penyimpanan rekod yang sistematik dapat memudahkanpihak pengurusan memantau bilangan permohonan, tindakan yangperlu diambil serta mengetahui status permohonan pada sesuatumasa. Sebarang pertanyaan atau aduan daripada pelanggandapat ditangani dengan segera sekiranya fail berkaitan disimpandengan teratur.Prosedur kualiti di bawah MS ISO 9002 telah memperkenalkanSistem Kad Perakam Kajian Semula Bantuan sebagai panduandalam menyelenggara rekod serta fail berkaitan Bantuan Am.Sistem tersebut menghendaki supaya setiap fail kes disertakan kadperakam yang disediakan mengikut warna yang melambangkanjenis bantuan seperti Bantuan Am menggunakan kad perakamberwarna merah. Kad berkenaan akan dimasukkan ke dalam kotakmengikut bulan bantuan diluluskan. Tujuan kad ini adalah untukmerekod tarikh kajian semula kes perlu diadakan. Jabatan jugamewujudkan satu sistem di mana fail Bantuan Am ditandakandengan pelekat berwarna merah di tepi fail agar mudah dikesan.Pada pendapat Audit, perancangan yang disediakan olehJabatan adalah teratur serta bersesuaian dengan fungsiJabatan. Selain itu, dengan adanya pengiktirafan ISO proseskerja Jabatan menjadi lebih tersusun dan sistematik.32.2 PELAKSANAAN32.2.1 Struktur PengurusanPembahagian tugas pegawai kes ditentukan oleh PegawaiKebajikan Masyarakat Daerah. Beliau akan membahagikan tugaskepada pegawai kes mengikut keperluan di daerah masing-masing.Semakan Audit mendapati Pegawai Kebajikan Masyarakat DaerahPetaling menugaskan 2 orang Pembantu Pegawai KebajikanMasyarakat untuk menyelia Bantuan Am sahaja dengan131