Raadsonderzoek 'De Coligny' - Gemeente Katwijk

More documents

Recommendations

Info

▪▪In totaal is uiteindelijk een krediet beschikbaar gesteld voor dit project van € 8.710.487. Hierhadden de kosten voor tijdelijke huisvesting uit bekostigd moeten worden (€ 150.000). In datbedrag zit ook een tegenvallend opbrengstresultaat inbegrepen van de locatieCommandeurslaan (€ 100.000) en de afdrachten RIS (€ 63.000). Rekening houdend met diekosten, blijft een budget over voor realisatie van het project van ongeveer € 8.397.500. Indienvoor de parkeergarage gerekend wordt met een investeringssom van € 2,3 miljoen (berekend opbasis van kengetallen bouwkostenkompas 2008), dan blijft een budget over voor realisatie vande maatschappelijke functies van zo’n € 6,1 miljoen. Omgerekend voor de praktijkschool en deColigny is dat een investeringsbudget van gemiddeld ongeveer € 1.620 per m 2 bvo.Gemeente en schoolbestuur hebben vooraf geen duidelijke afspraken vastgelegd over waar degrens ligt tussen wat de gemeente betaalt (vanuit haar zorgplicht) en wat en waarvoor hetschoolbestuur een financiële bijdrage levert. In de intentie overeenkomst wordt aangegeven datde gemeente een budget beschikbaar stelt voor ontwikkeling en realisatie van de school,gebaseerd op het VO (voorlopig ontwerp). Maar gebleken is dat dit VO (en het onderliggendeprogramma van eisen) verschillend werd geïnterpreteerd door betrokken partijen.3.3 ProjectorganisatieDe gemeente heeft DHV in eerste instantie als haar adviseur voor de initiatief- en definitiefaseaangesteld en vervolgens een opdracht gegeven om het project verder te begeleiden. De school isvan die opdrachtverlening op de hoogte geweest. De opdrachtverlening aan DHV is in deintentieovereenkomst tussen school en gemeente vastgelegd. DHV is daarmee één van de partijen inde projectorganisatie. Mede op advies van DHV zijn de volgende gremia in dit project gedefinieerd:Stuurgroep, Projectgroep, Inrichtingsoverleg en Bouwteamoverleg.De stuurgroep, projectgroep en inrichtingsoverleg zorgen voor verbinding tussen de school en debouwer. Het bouwteam heeft betrekking op de contractuele relatie tussen gemeente en bouwer.In de stuurgroep zijn vertegenwoordigd:▪ Gemeente (vakwethouders en projectleider)▪ Andreas College / VCVO (projectverantwoordelijke)▪ DHV (sr adviseur en adviseur)▪ Ouwehand Bouw, na gunning (projectdirecteur en projectmanager)Overleggen (frequentie) stuurgroep:o STG-01 d.d. 2 mei 2007o STG-02 d.d. 4 juli 2007o STG-01 d.d. 21 aug 2008o d.d. 19 jan 2009o d.d. 3 nov 2010In de projectgroep zijn vertegenwoordigd:▪ Gemeente (projectleider en beleidsmedewerker MaZa)▪ Andreas College / VCVO (lid centrale directie en directeur Limes praktijkonderwijs)▪ DHV (sr adviseur en adviseur)▪ Ouwehand Bouw (projectmanager)Overleggen (frequentie) projectgroep:o PG-01 3 april 2007o PG-02 8 april 2008o Vanaf PG-02 ongeveer 1x per 2 weken14/42
In het inrichtingsoverleg zijn vertegenwoordigd:▪ Gemeente (assistent projectleider)▪ Praktijkschool (lid centrale directie, directeur Limes praktijkonderwijs en technischmedewerker)▪ DHV (adviseur)Overleggen inrichting:o Eerste overleg d.d. 26 november 2009 (bouwkundig) en 15 december 2009(installatietechnisch)o Daarna ongeveer 1x per maandIn het bouwteamoverleg zijn vertegenwoordigd:▪ Gemeente (assistent projectleider en kwaliteitsmedewerker)▪ DHV (adviseur)▪ Ouwehand (projectmanager)Overleggen bouwteamo Eerste vier overleggen startoverleg bouwvergadering (laatste 10 juni 2009)o Eerste bouwvergadering 26 augustus 2009o Frequentie ongeveer 1x per maandBevindingen projectorganisatie▪ Geconstateerd wordt dat de structuur voor de projectorganisatie helder en passend is bij deopgave, maar er is geen vaste(re) frequentie geweest voor de stuurgroepen. Uit de gesprekkenen de documentatie krijgen wij de indruk dat niet iedereen de verhoudingen tussen deverschillende gremia in het vizier heeft en de taken en verantwoordelijkheden die bij dezegremia horen. In elk geval heeft de projectorganisatie niet helemaal gefunctioneerd als wat debedoeling was.▪ Stuurgroep en projectgroep zijn gedurende een jaar lang niet actief. Dit is vanaf het momentwaarop de aanbesteding wordt aangekondigd (juni 2007) tot ongeveer het moment waarop degemeenteraad het kredietbesluit vaststelt (april 2008) op basis waarvan de opdracht aan debouwer kan worden gegund. Uit documenten blijkt overigens wel dat de school en gemeenteperiodiek contact met elkaar blijven houden en de school actief betrokken is in hetaanbestedingsproces. Zo maakte de school tijdens het aanbestedingsproces onderdeel uit vande beoordelingscommissie die adviserend handelde richting de gemeente inzake de gunning. Degemeente was vervolgens de formele opdrachtgever van de ontwikkelaar.▪ In stuurgroepverslagen is niet terug te lezen dat fasedocumenten worden goedgekeurd.3.4 Projectmanagement gemeenteProjectleidersVanuit de gemeente zijn drie projectleiders betrokken geweest bij het project, ongeveer vanaf hetmoment dat de uitgangspuntennotitie werd vastgesteld. De eerste projectleider, onervaren, werdvervangen rond het moment waarop het krediet beschikbaar werd gesteld. De tweede projectleiderwas een externe van bureau Beeld en had wel ervaring met projectmanagement en specifiek met deaanbestedingsvorm Design&Build die verkozen was. Deze vorm houdt een contractueleovereenkomst in, waarbij een persoon of organisatie onder één contract de verantwoordelijkheid opzich neemt voor zowel het ontwerp als de bouw van een project. Deze tweede projectleider werdna ongeveer een jaar vervangen door de derde projectleider, die in gemeentelijke dienst trad. Dezeervaren projectleider heeft het project overgenomen door eerst mee te lopen met projectleidertwee en heeft vervolgens het ‘stokje’ overgenomen. Hoewel ervaren als projectleider, had dezeprojectleider geen specifieke ervaring met Design&Build projecten. De derde projectleider isvervolgens aanspreekpunt voor dit project.15/42
Page 1 and 2: Raadsonderzoek ‘De Coligny’Kenm
Page 3 and 4: Inhoud1. Aanleiding en vraagstellin
Page 5 and 6: 6. De wijze waarop de gemeenteraad
Page 7 and 8: 2.2 WerkwijzeHieronder is per stap
Page 9 and 10: 3. Beschrijving en bevindingen proj
Page 11 and 12: Als we kijken naar de meerkosten di
Page 13: Naast de beschreven meerkosten voor
Page 17 and 18: Afstemming met portefeuillehouder(s
Page 19 and 20: Keuze Design&Build aanbestedingDe k
Page 21 and 22: 4. Beschrijving en bevindingen proc
Page 23 and 24: ▪ Partijen laten plannen opstelle
Page 25 and 26: Bij het contract in het dossier ont
Page 27 and 28: ▪▪DHV heeft in eerste instantie
Page 29 and 30: Bevindingen nazorgfase De termijn w
Page 31 and 32: 5.2 Verklaringen budgetoverschrijdi
Page 33 and 34: Het feit dat er überhaupt nauwelij
Page 35 and 36: Wij vinden het niet passen bij de o
Page 37 and 38: 6. Conclusies en aanbevelingenIn di
Page 39 and 40: Ook los van een formeel juridische
Page 41 and 42: Handvatten voor succesvolle aanpakN

Raadsonderzoek 'De Coligny' - Gemeente Katwijk

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?