Raadsonderzoek 'De Coligny' - Gemeente Katwijk

5. Strategische analyseIn de vorige hoofdstukken hebben wij een beschrijving gegeven van het project, de projectstructuuren het proces en een eerste analyse van de aangetroffen situatie. In dit hoofdstuk gaan wij vanuitdeze context meer strategisch in op de gestelde zeven onderzoeksvragen. In het volgende hoofdstukbeantwoorden wij tenslotte de drie hoofdvragen en op basis van de bevindingen uit de strategischeanalyse voorzien wij in aanbevelingen voor soortgelijke projecten in de toekomst.5.1 Verdeling taken en verantwoordelijkheden actorenHier ligt een belangrijk deel van de uiteindelijk gerezen problemen in het project. Het gaat er nietzozeer om dat de bedachte en opgezette structuur niet juist zou zijn of niet bij het specifiekeproject zou passen, maar meer om het feit of elke partij de structuur op een gelijke wijzeinterpreteerde.Voor het welzijnsdeel van het gebouw waren taken en verantwoordelijkheden helder belegd. Degebruikersbelangen werden in de projectorganisatie behartigd door een beleidsmedewerker van deafdeling Maatschappelijke Zaken (MaZa). Deze stemde fasegewijs met zijn achterban af en brachtwenselijke aanpassingen aan het plan in de projectgroep in en gaf toestemming voor eventueelmeerwerk. Dit werkte op zichzelf goed. Met betrekking tot dit gebouwdeel vonden weliswaardiscussies plaats met de bouwer, maar die discussies werden in de projectgroep gevoerd, waarbij degemeentelijk projectleider (ondersteund door DHV) onderhandelde met de bouwer. De plek waardergelijke discussies normaal gesproken gevoerd dienen te worden.Voor het gedeelte van de school waren de taken en verantwoordelijkheden minder duidelijk. Deintentie overeenkomst waarin gemeente met schoolbestuur overeenkomt dat de gemeentebouwheer is in het project, laat ruimte voor interpretatie. De bedoeling van de overeenkomst isechter duidelijk; de gemeente neemt de verantwoordelijkheid voor de bouw van de praktijkschoolop zich. De school wordt in het proces betrokken door zowel in de stuur- als in de projectgroepzitting te nemen. Vanuit deze intentie overeenkomst en de Design&Build aanbesteding, zou ditbetekenen dat tot en met het uitgewerkte bestek de school goedkeuring moet geven op deuitwerkingen van VO, DO, bestek en definitieve begroting (meer- en minderwerkopdrachten). Op ditniveau is de overeenkomst echter niet uitgewerkt. Bovendien heeft dit in de praktijk uiteindelijkniet op die manier plaatsgevonden. Weliswaar heeft de school op alle stukken kunnen reageren,maar dit heeft niet altijd geleid tot akkoordverklaring vanuit de school. Hier had een groterediscipline aan de dag gelegd moeten worden door de partijen (gemeente, school en bouwer) en degemeente als regievoerder voorop.De procesgang is doorsneden door de discussie die uiteindelijk is ontstaan tussen gemeente en deschool nadat de school een nieuwe vertegenwoordiger afvaardigde. Deze stelde, naast een aantalinhoudelijke zaken, ook de wijze waarop taken en verantwoordelijkheden waren belegd terdiscussie. Echter, daarmee werd tegelijkertijd vanuit onze beleving door de school een ‘streepgetrokken’ door vele afspraken die tussen partijen tot dat moment waren gemaakt, formeel enmeer informeel. Dat heeft de verhoudingen enorm op scherp gezet en daarmee ook het lopendeproces tussen partijen verstoord.Geconcludeerd moet ook worden dat de gemeente in beginsel teveel de focus heeft gehad op haarcontractuele verplichtingen jegens de bouwer en de zorg voor het tijdig opleveren van het gebouwen te weinig oog voor de belangen van de school. Men heeft zich laten verleiden om zich te verlatenop juridisch formele afspraken om daar van beide kanten haar gelijk in te krijgen. Juist dezepartijen hadden vanuit hetzelfde belang in het Design&Build project moeten zitten.30/42