Raadsonderzoek 'De Coligny' - Gemeente Katwijk

▪ Partijen laten plannen opstellen gericht op oplevering van het gebouw in december 2009(artikel 10). De uiteindelijke oplevering vindt plaats in het 2 e kwartaal van 2011.▪ Het programma van eisen voor de nieuwbouw van de Praktijkschool d.d. maart 2006 (alleen hetfunctioneel, ruimtelijke deel) en het VO zijn als bijlage onderdeel van deintentieovereenkomst. Het technische PvE maakt geen onderdeel uit van deintentieovereenkomst.▪ Onder het artikel 7 “Programma” wordt het PvE voor de school genoemd evenals het VO. Tevensis opgenomen dat het door de gemeente beschikbaar te stellen budget wordt gebaseerd op hetVO. Er wordt geen vermelding gedaan van prioritering van documenten bij afwijkingen tussenVO en PvE. Het PvE betreft in deze overeenkomst niet het technisch PvE van de school. Dezewordt later toegevoegd aan de aanbestedingsstukken.Bevindingen definitiefase▪ De opdracht voor het ontwikkelen van het ruimtelijk functioneel PvE aan DHV ontbreekt in hetdossier.▪ Een concreet document over de aanbestedings- en contracteringsstrategie ontbreekt in hetdossier. De overwegingen voor een strategie en het moment waarop deze overwegingen wordengemaakt zijn niet bekend. De strategie wordt wel in een Collegevoorstel aangegeven (januari2007). Als enige overweging wordt daarbij vermeld dat een ontwerpopdracht voor de reedsbetrokken architect het drempelbedrag voor Europese aanbesteding overschrijdt. In elk gevalwordt geconstateerd dat het College niet in de volledige strategische afweging wordt gekend ofinzicht krijgt in gevolgen voor alternatieven. Hier wordt overigens ook niet om gevraagd.▪ In het projectdossier is geen vastgesteld projectplan terug te vinden. Wel is een plan vanaanpak, opgesteld door DHV, in concept d.d. 14 februari 2007 terug te vinden. Tevens is eenconcept projectplan zonder vermelding van datum terug te vinden. In beide gevallen is destatus van de plannen onbekend en heeft geen besluitvorming over een projectplanplaatsgevonden. Het opstellen van een projectplan wordt in de eerste twee stuurgroepen (aprilen mei 2007) als actiepunt benoemd voor de gemeentelijk projectleider. Ook hier is geenopvolging aan gegeven. DHV heeft wel de aanbesteding en planning voor aanbestedinguitgewerkt en presenteert dit aan de projectgroep en stuurgroep.▪ Er is in het dossier niets terug te vinden van een door de Raad geaccordeerdvoorbereidingskrediet.▪ Er zijn in het dossier geen stukken te vinden die wijzen op een selectieprocedure vooraanstelling van (de gemeente vertegenwoordigende) procesbegeleider. Wij constateren dat DHVal eerder betrokken was. DHV is namelijk al betrokken bij het project vanaf de PvE-fase voorhet wijkcentrum. De school heeft hier bij het opstellen en ondertekenen van de intentieovereenkomst overigens geen bezwaar tegen gemaakt en opgemaakt kan worden dat de schooldestijds heeft ingestemd met de projectbegeleiding door DHV.▪ Het is te merken dat de totstandkoming van de intentie overeenkomst en het ontwikkelen vanhet technisch PvE van de school parallel aan elkaar heeft gelopen. Ook hieraan is merkbaar datde factor tijd druk heeft gezet op de partijen om het proces voort te kunnen zetten. Hetafwijken van de van toepassing zijnde documenten in de intentie overeenkomst ten opzichtevan de met de bouwer afgesloten realisatie overeenkomst is geen strategische keuze geweestmaar een gevolg van de omstandigheden.▪ De naleving van afspraken zoals verwoord in de intentie overeenkomst is niet strikt in hetproces gehanteerd. Meest van belang zijnde aspect is de gezamenlijke goedkeuring rondfasedocumenten (VO, DO, bestek) die niet of nauwelijks heeft plaatsgevonden, ondanks dat ditwel de intentie van het bouwheerschap was.▪ Ook ten aanzien van het opleveren van het technisch PvE door de school is uit decorrespondentie rond de aanlevering op te maken dat dit onder tijdsdruk heeft gestaan. Dekwaliteitsborging van dit essentiële aanbestedingsdocument werd overgelaten aan de school.23/42