Raadsonderzoek 'De Coligny' - Gemeente Katwijk

Afstemming met portefeuillehouder(s)Ook het aantal portefeuillehouders wat dit project onder zijn verantwoordelijkheid heeft gehad isaanzienlijk. Wethouder Van der Plas (Arie) (RO, verantwoordelijk tot opstellen nota vanuitgangspunten, 2005), wethouder Binnendijk (RO, vanaf 2006), wethouder Vingerling samen metwethouder Van Duijn (vanaf 2007 wisselend voorzitter), wethouder Binnendijk (RO, vanaf 2010voorzitter stuurgroep). De afstemming tussen projectleider en portefeuillehouder was vooral intenswanneer knelpunten nijpend werden. De verantwoordelijk portefeuillehouder maakte onderdeel uitvan de projectorganisatie als voorzitter van de stuurgroep. Echter, het aantal stuurgroepoverleggendat heeft plaatsgevonden is zeer beperkt. De wethouder werd over de stand van zakengeïnformeerd in een algemeen projectenoverleg waarin op hoofdlijnen een project wordtbesproken. Wanneer zich ernstige knelpunten in het project voordeden, werd het contact tussenwethouder en projectleider geïntensiveerd.Bevindingen projectmanagement gemeente▪ Met name in de beginfase is de (eerste) gemeentelijk projectleider zoekende en afhankelijk vanondersteuning door zijn leidinggevende. Bij de tweede projectleider lag de focus op decontractuele afspraken met de bouwer en was er minder aandacht voor de belangen van deschool. Dit kwam door de komst van zijn vervanger (projectleider 3) meer in evenwicht en dat,samen met het mediationtraject, heeft de onderling verstoorde verhoudingen weer eenpositieve wending gegeven.▪ Hoewel er een nota van uitgangspunten ligt als basis voor het bouwplan, is er geenkaderstellend projectplan gemaakt, waarin alle facetten van het project in samenhang wordtbeschreven en waarin risico’s in het project worden verkend.▪ Het is opvallend dat de meest continue factor in het project de externe adviseur/begeleider is.▪ Een beperkt aantal betrokkenen binnen het project had reeds ervaring met Design&Buildaanbestedingen. Een aantal betrokkenen ook aantoonbaar niet. Het lijkt erop dat de risico’s vaneen gemis aan expertise en ervaring niet zijn onderkend.3.5 Organisatie school in projectVanuit de praktijkschool was de heer L. van der Hooft, directeur, Personeel, Financiën & beheer(PFB)primair aanspreekpunt voor dit project. Tijdens het project, op het moment dat mengezamenlijk bezig was met de voorbereiding van de aanvraag bouwvergunning, is de heer Van derHooft opgevolgd door een vervangend persoon, Mr. Joh. A. Stevens. Deze persoon was vervolgensvolledig gemandateerd namens het schoolbestuur als vertegenwoordiger. Vanaf dat moment warenook nadrukkelijker de directeur Limes praktijkonderwijs en de technische medewerker van depraktijkschool betrokken.Bevindingen organisatie school▪ Met betrekking tot het project was er nagenoeg geen correspondentie tussen het schoolbestuuren andere betrokken partijen gedurende de laatste jaren van het project. Het bestuur werd indit project immers volledig vertegenwoordigd door de directeur PFB van de school. Alleinformatie en goedkeuring vanuit de school ging via de centrale contactpersoon voor ditproject: de directeur PFB.▪ De school communiceert regelmatig via formele brieven direct aan het College van B&W overhet project, voorbijgaand aan de stuurgroep. Met andere woorden: de school schaalderegelmatig op naar het gemeentebestuur. Omgekeerd wordt het gemeentebestuur door hetschoolbestuur gewezen naar de projectverantwoordelijke binnen de school. Met anderewoorden: binnen de school was een opschalings- of escalatiemogelijkheid niet te vinden voor degemeente.17/42