Raadsonderzoek 'De Coligny' - Gemeente Katwijk

More documents

Recommendations

Info

Assistent projectleiderNaast de gemeentelijk projectleider is bij de derde projectleider ook een intern assistentprojectleider aangetrokken om met name de detailuitwerking in de werkgroep inrichting tebegeleiden. Terugkoppeling met de projectleider vindt direct op de werkvloer plaats en middelsverslagen.Interne terugkoppelingProjectleiders koppelden regelmatig terug over de voortgang van het project bij hun leidinggevendeals onderdeel van een voortgangsgesprek waar alle projecten van de projectleider werdenbesproken. Ook ten aanzien van de leidinggevende hebben de nodige personele wisselingenplaatsgevonden. De huidige projectleider geeft aan de gesprekken in de loop van de tijd meer tehebben gestructureerd in overleg met zijn leidinggevende en volgens een vaste agenda projecten tebespreken. Doelen van deze gesprekken waren ambtelijke ‘achtervang’, financiële stand van zaken,advisering en bepalen of escalatie (situaties waarin hulp of ondersteuning van anderenvereist/gewenst is) noodzakelijk was.Naast een terugkoppeling naar de leidinggevende, had de huidige projectleider intensief contactmet de financieel specialist van de afdeling Ruimtelijke Ordening (RO) om de budgetbewaking op tezetten en te waarborgen. De financieel specialist van de afdeling RO zorgde voor de afstemmingmet FPO (afdeling Financiën). Tot de komst van de huidige projectleider was er nauwelijks sprakevan budgetbewaking.Rol DHVDHV is in eerste instantie aangesteld om het programma van eisen voor het gebouwdeel De Colignyop te stellen. Na de vaststelling daarvan heeft DHV een vervolgofferte voor de begeleiding van hetvervolgtraject gemaakt. Een bijgewerkte offerte, waarin de taken van DHV wat werden beperktzodat meer taken bij de gemeentelijk projectleider kwam te liggen, vormde de basis voor deopdracht aan DHV om het project te ondersteunen. De rol van DHV lag daarbij vooral bij hetbewaken van contractuele afspraken tussen gemeente en bouwer en het bewaken en beoordelenvan de meer- en minderwerken. Tevens speelde DHV een belangrijke rol bij de overleggen tussenbouwer en de school om tot een gedragen uitwerking van de plannen te komen.16/42
Afstemming met portefeuillehouder(s)Ook het aantal portefeuillehouders wat dit project onder zijn verantwoordelijkheid heeft gehad isaanzienlijk. Wethouder Van der Plas (Arie) (RO, verantwoordelijk tot opstellen nota vanuitgangspunten, 2005), wethouder Binnendijk (RO, vanaf 2006), wethouder Vingerling samen metwethouder Van Duijn (vanaf 2007 wisselend voorzitter), wethouder Binnendijk (RO, vanaf 2010voorzitter stuurgroep). De afstemming tussen projectleider en portefeuillehouder was vooral intenswanneer knelpunten nijpend werden. De verantwoordelijk portefeuillehouder maakte onderdeel uitvan de projectorganisatie als voorzitter van de stuurgroep. Echter, het aantal stuurgroepoverleggendat heeft plaatsgevonden is zeer beperkt. De wethouder werd over de stand van zakengeïnformeerd in een algemeen projectenoverleg waarin op hoofdlijnen een project wordtbesproken. Wanneer zich ernstige knelpunten in het project voordeden, werd het contact tussenwethouder en projectleider geïntensiveerd.Bevindingen projectmanagement gemeente▪ Met name in de beginfase is de (eerste) gemeentelijk projectleider zoekende en afhankelijk vanondersteuning door zijn leidinggevende. Bij de tweede projectleider lag de focus op decontractuele afspraken met de bouwer en was er minder aandacht voor de belangen van deschool. Dit kwam door de komst van zijn vervanger (projectleider 3) meer in evenwicht en dat,samen met het mediationtraject, heeft de onderling verstoorde verhoudingen weer eenpositieve wending gegeven.▪ Hoewel er een nota van uitgangspunten ligt als basis voor het bouwplan, is er geenkaderstellend projectplan gemaakt, waarin alle facetten van het project in samenhang wordtbeschreven en waarin risico’s in het project worden verkend.▪ Het is opvallend dat de meest continue factor in het project de externe adviseur/begeleider is.▪ Een beperkt aantal betrokkenen binnen het project had reeds ervaring met Design&Buildaanbestedingen. Een aantal betrokkenen ook aantoonbaar niet. Het lijkt erop dat de risico’s vaneen gemis aan expertise en ervaring niet zijn onderkend.3.5 Organisatie school in projectVanuit de praktijkschool was de heer L. van der Hooft, directeur, Personeel, Financiën & beheer(PFB)primair aanspreekpunt voor dit project. Tijdens het project, op het moment dat mengezamenlijk bezig was met de voorbereiding van de aanvraag bouwvergunning, is de heer Van derHooft opgevolgd door een vervangend persoon, Mr. Joh. A. Stevens. Deze persoon was vervolgensvolledig gemandateerd namens het schoolbestuur als vertegenwoordiger. Vanaf dat moment warenook nadrukkelijker de directeur Limes praktijkonderwijs en de technische medewerker van depraktijkschool betrokken.Bevindingen organisatie school▪ Met betrekking tot het project was er nagenoeg geen correspondentie tussen het schoolbestuuren andere betrokken partijen gedurende de laatste jaren van het project. Het bestuur werd indit project immers volledig vertegenwoordigd door de directeur PFB van de school. Alleinformatie en goedkeuring vanuit de school ging via de centrale contactpersoon voor ditproject: de directeur PFB.▪ De school communiceert regelmatig via formele brieven direct aan het College van B&W overhet project, voorbijgaand aan de stuurgroep. Met andere woorden: de school schaalderegelmatig op naar het gemeentebestuur. Omgekeerd wordt het gemeentebestuur door hetschoolbestuur gewezen naar de projectverantwoordelijke binnen de school. Met anderewoorden: binnen de school was een opschalings- of escalatiemogelijkheid niet te vinden voor degemeente.17/42
Page 1 and 2: Raadsonderzoek ‘De Coligny’Kenm
Page 3 and 4: Inhoud1. Aanleiding en vraagstellin
Page 5 and 6: 6. De wijze waarop de gemeenteraad
Page 7 and 8: 2.2 WerkwijzeHieronder is per stap
Page 9 and 10: 3. Beschrijving en bevindingen proj
Page 11 and 12: Als we kijken naar de meerkosten di
Page 13 and 14: Naast de beschreven meerkosten voor
Page 15: In het inrichtingsoverleg zijn vert
Page 19 and 20: Keuze Design&Build aanbestedingDe k
Page 21 and 22: 4. Beschrijving en bevindingen proc
Page 23 and 24: ▪ Partijen laten plannen opstelle
Page 25 and 26: Bij het contract in het dossier ont
Page 27 and 28: ▪▪DHV heeft in eerste instantie
Page 29 and 30: Bevindingen nazorgfase De termijn w
Page 31 and 32: 5.2 Verklaringen budgetoverschrijdi
Page 33 and 34: Het feit dat er überhaupt nauwelij
Page 35 and 36: Wij vinden het niet passen bij de o
Page 37 and 38: 6. Conclusies en aanbevelingenIn di
Page 39 and 40: Ook los van een formeel juridische
Page 41 and 42: Handvatten voor succesvolle aanpakN

Raadsonderzoek 'De Coligny' - Gemeente Katwijk

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?