Raadsonderzoek 'De Coligny' - Gemeente Katwijk

DossierbeheerOnderzoekers hebben de beschikking gekregen over zowel een papieren dossier als een kopie vanhet digitale dossier. Wij constateren dat beide dossiers niet op alle onderdelen compleet zijn. Hetpapieren dossier is een specifiek voor het onderzoek samengesteld dossier. De kopie van het digitaledossier is dat niet. Opvallend aan het digitale dossier is dat te zien is dat verschillendeprojectleiders een eigen mappenstructuur opzetten. De mappenstructuur is een gestandaardiseerdestructuur voor projecten. Het opvolgen van deze structuur blijft echter grotendeels achterwege.Het achteraf terugvinden of herleiden van stukken is daardoor geen sinecure.Bevindingen projectbeheersing▪ Projectbeheersing begint bij het opstellen, vaststellen en vervolgens er naar handelen van eenadequaat projectplan. Zoals eerder vermeld ontbreekt een vastgesteld projectplan.▪ De factor tijd heeft continu de druk op het project gezet. Daar is niet alleen de gemeentedebet aan. Ook de school had de focus op een spoedige realisatie van de ontwikkeling. Zijwilde niet langer dan noodzakelijk met een deel van de leerlingen in de verouderde bouwverblijven en een ander deel van de leerlingen in versleten en verouderde noodlokalen. Daarbijkwam dat er sprake was van een lange aanloopperiode en een meerdere keren uitgesteldeopleveringsdatum.▪ Na het kredietbesluit en gunning aan de bouwer was naast tijd (snel opleveren) geld debelangrijkste focus in het aansturen van het project en met name de combinatie van die twee.We constateren dat juist die twee aspecten niet binnen de kaders zijn gebleven.▪ De hele voorbereiding tot dat moment was ingericht om een traditioneel project te doorlopen.Vervolgens heeft er een koerswijziging plaats gevonden vanuit die situatie naar eenDesign&Build aanbesteding. Wij constateren dat er verschil in parate kennis was op ditspecifieke vlak tussen aan de ene kant gemeente met DHV als adviseur en aan de andere kantde school met een architect als adviseur. Er is op het moment van deze koerswijziging nietaangestuurd op een integraal programma van eisen voor de hele ontwikkeling, gericht op eenkwalitatief hoogwaardige en gelijkwaardige outputspecificatie.▪ Het heeft met name in het begin van het project ontbroken aan budgetbewaking, zowel opprojectniveau als binnen de gemeentelijke administratie. Gedurende de realisatiefase (enkomst derde projectleider) werd begonnen met het uitvoeren van adequate budgetbewaking.De projectleider voerde budgetbewaking over de kosten en hield zich tegelijkertijd bezig metde wijze waarop de administratieve dekking was geregeld.▪ Geconstateerd wordt dat het projectdossier niet optimaal op orde is. Het blijkt niet compleeten de aangehouden structuur van het dossier wordt niet altijd opgevolgd.20/42