Raadsonderzoek 'De Coligny' - Gemeente Katwijk

GemeenteraadMet name bij het bepalen van de kaders voor dit project is de raad onvoldoende kritisch geweest:▪ bij vaststelling van de stedenbouwkundige uitgangspunten had men geen inzicht infinanciële gevolgen die aan deze uitgangspunten gekoppeld waren;▪ het oorspronkelijk dekkingsvoorstel was niet volledig dekkend.Bovendien had men bij de eerste aanvullende kredietaanvraag kritischer naar risico’s in hetvervolgtraject kunnen kijken. Door bij de kaderstelling van het project onvoldoende verbinding teleggen tussen budget, risico’s en kwaliteit is het tijdens het verdere projectverloop voor de raad infeite onmogelijk om een ander besluit te overwegen dan het accepteren van eenbudgetoverschrijding.College van B&WHet college heeft te weinig grip gehad op het projectverloop. De stuurgroep, waarin het college alsvoorzitter vertegenwoordigd was, heeft amper gefunctioneerd. Belangrijke conclusie is datafspraken met het schoolbestuur onvoldoende (schriftelijk) zijn gewaarborgd in het project, metname in de fase voorafgaand aan de gunning van het project aan de bouwer. Het projectverloopheeft een zeer reactief karakter en er had vanaf het begin van het project een veel duidelijker planvoor de uitvoering van het project moeten worden vastgesteld. Een plan waarin ook risico’s in kaartwaren gebracht en de wijze waarop daar vervolgens op geanticipeerd kon worden. Dit plan had hetcollege van haar ambtelijke organisatie moeten afdwingen.Bij met name de eerste aanvullende kredietaanvraag had het college ook veel kritischer moetenkijken naar risico’s in het vervolgtraject en scherper moeten sturen op het binnen hetafsprakenkader houden van het project en de relatie met het schoolbestuur. Het college is teveelgeconfronteerd met voldongen feiten in het project en heeft te weinig kunnen (bij)sturen in hetproject. Ook hier hadden veel duidelijkere afspraken over gemaakt kunnen en moeten worden metde ambtelijke organisatie.Ambtelijke organisatieDe complexiteit van het project is ons inziens onvoldoende ingeschat. Het project is gestart meteen onervaren projectleider, zonder een adequaat projectplan en zonder een adequate afhechtingvan afspraken tussen met name de school en de gemeente. Men heeft de strategie voor het projectgaandeweg bijgesteld, reagerend op omstandigheden die zich voordeden. Daarbij heeft menonvoldoende de totale scope van het project en de risico’s op een transparante manier inzichtelijkgemaakt en ter afweging voorgelegd aan het college.De projectbeheersing is onvoldoende geweest. Het feit alleen al dat pas de laatste projectleider debudgetbewaking is gaan inrichten is daar een belangrijke aanwijzing voor. Maar ook het integraalbeheersen van kwaliteit, tijd, organisatie, informatie en risico’s naast deze budgetbewaking heeftte wensen overgelaten. Overigens moet ook geconstateerd worden dat de ontwikkeling van het MFCgebouwdeel wel redelijk goed is verlopen, waarbij de gebruikerspartijen werden vertegenwoordigddoor een beleidsambtenaar in de projectorganisatie.SchoolDe wisseling van vertegenwoordiging in het project vanuit de school heeft een enorm effect gehadop het projectverloop en de samenwerking tussen partijen. Vanuit een sfeer van informelecommunicatie en vertrouwen die was opgebouwd met zijn voorganger ontstond er een sfeer vanformaliseren en wantrouwen tussen de school en de andere betrokken partijen. Ogenschijnlijkezekerheden (voor de gemeente) in het project werden door de school ter discussie gesteld, somsterecht en soms onterecht. De school geeft in onze beleving onterecht aan geen formele partij tezijn in de ontwikkeling van het gebouw, waarmee zij al te gemakkelijk verantwoordelijkheidafschuift op de gemeente.38/42