Raadsonderzoek 'De Coligny' - Gemeente Katwijk

De beeldvorming over overschrijdingen is dat dit allemaal te maken heeft met het schoolgebouw,maar dat ligt genuanceerder. Het project werd geconfronteerd met veel onvoorzieneomstandigheden met betrekking tot infrastructurele werken en onverwachte bodemomstandigheden(archeologie en fundatiegrondslag). Bovenal vond een enorme overschrijding plaats op het budgetvoor directiekosten. Enerzijds als gevolg van de uitloop van het project en extra kosten voorjuridische adviezen en mediation, maar anderzijds het gevolg van een veel te lage begroting voordeze kostenelementen. Ook de vertraging van het kunnen opstarten van de bouwwerkzaamhedenheeft ruim € 100.000 aan bouwindex gekost. In de onderhandelingen over meer- en minderwerkenheeft ook de bouwer kosten voor zijn rekening genomen. Daarnaast heeft de school aanvullendewerkzaamheden (met name betreffende de inrichting) bekostigd.Uit de analyse wordt duidelijk dat de budgetbewaking voor het project te wensen overlaat. Pas dederde projectleider heeft zich grondig verdiept in de financiën en een projectbewakingssysteemopgezet. Een systeem waarbij cijfers vervolgens conflicteerde met de administratie in SAP. Eenprojectleider zou zich niet moeten hoeven bezighouden met de zorg om een koppeling te makenvan zijn budgettaire uitgangspunten met de wijze waarop de administratieve dekking is geregeld.De projectleider moet weten welk projectbudget hij heeft en in hoeverre daarin onderscheidgemaakt moet worden tussen afschrijvingstermijnen en deelbudgetten. Budgetten waarvoor hij nietverantwoordelijk is of kan zijn, dienen geen onderdeel uit te maken van zijn budget (minderopbrengsten Commandeurslaan, kosten tijdelijke huisvesting).Geconcludeerd moet worden dat het eigenlijk niet mogelijk is gebleken om een voldoende helderbeeld te hebben van de financiële situatie op het moment van de eerste aanvullendekredietaanvraag, laat staan een adequaat inzicht in een goede verhouding tussen nog beschikbarebudgettaire ruimte en risico’s die nog in het proces aanwezig waren op dat moment.5.3 Wijze waarop gemeente invulling heeft gegeven aan sturing en regieUit het voorgaande wordt al duidelijk dat er niet echt sprake is geweest van een goede regie op hetproces, zowel vanuit de kaderstelling aan de start van het traject als later de beheersing van hetproces. Het feit dat een volstrekt onervaren projectleider vanuit de gemeente het project in desteigers heeft moeten zetten, geeft al aan dat men de complexiteit van het project heeftonderschat. DHV had een volledig projectvoorstel gedaan om het project te managen, maar deopdracht werd door de gemeente beperkt tot een aantal elementen uit dat voorstel. De indruk isdat vanuit hoofdzakelijk financiële overwegingen deze keuze is gemaakt, terwijl andere aspectenals competenties, risico’s en ervaring minder meespeelden in die overweging.De voorbereiding was ingericht om een traditioneel proces te doorlopen. De koerswijziging vanuitdie situatie naar een Design&Build aanbesteding is door de gemeente ons inziens onderschat. Metname het verschil in parate kennis op dit specifieke vlak tussen partijen is onvoldoende onderkend.In deze fase was men meer bezig met het halen van de deadline van de geplande aanbesteding danmet de kwaliteit. Ook de school heeft hier overigens te weinig aandacht voor gehad envastgehouden aan de wens om de reeds ingeschakelde architect een rol te blijven gunnen.In meerdere stuurgroepoverleggen werd gerefereerd aan het belang om een goede basis voor hetontwikkelen en realiseren van een project te leggen in de vorm van een projectplan. Afgesproken isdat een projectplan wordt opgesteld, maar een projectplan dat ook daadwerkelijk is vastgestelddoor de stuurgroep (en mogelijk door het College of zelfs de Raad) is echter niet in het dossier tevinden.32/42