Raadsonderzoek 'De Coligny' - Gemeente Katwijk

Ook los van een formeel juridische verantwoordelijkheid, draagt elke partij die onderdeel is van deprojectorganisatie een vorm van verantwoordelijkheid voor een goede samenwerking enprocesverloop. Dat betekent dat je naast eigen belangen ook gericht moet zijn op het gezamenlijkbelang en het behalen van overeenstemming. De wijze van communiceren vanuit de school heeftzich meer gericht op het zoeken van de confrontatie dan op zoeken naar consensus.BouwerDe bouwer heeft zich niet altijd gehouden aan procedurele afspraken die werden gemaakt in hettraject. De bouwer had geen ervaring met de ontwikkeling van dit type accommodaties (school enMFC), waardoor inhoudelijke kennis en procesmatige aanpak niet specifiek op deze functies warentoegerust. Echter, dit vormt niet de kern van de oorzaak tot overschrijding van de planning en hetbudget. Bovendien heeft het feit dat het een partij is die lokaal geworteld is zeer waarschijnlijkjuist een positief effect gehad op het eindresultaat.2) Was de moeizame uitvoering en de kostenoverschrijdingen te voorkomen enzo ja, op welke wijze?Technisch gezien had de moeizame uitvoering kunnen worden voorkomen, maar dan gaan wevoorbij aan het feit dat het mensenwerk is en dat er naast de technische uitvoering ook nog sprakemoet zijn van constructieve interactie tussen mensen. Dit is een factor van grote betekenis dievooraf middels een projectplan of ervaren projectmanagement goed opgetuigd kan worden, maardie in het projectvervolg altijd een mate van ongrijpbaarheid in zich heeft.Wij hebben de overtuiging dat een deel van de kostenoverschrijdingen niet te voorkomen was,tenzij budgetten op voorhand hoger waren vastgesteld. Een groot deel van de overschrijdingen zijndirect of indirect het gevolg van de moeizame uitvoering en daarvan kun je stellen dat ditvoorkomen had kunnen worden, of in elk geval in mindere mate had hoeven escaleren.3) Welke adviezen kunnen het College en de Raad ter harte nemen bijtoekomstige soortgelijke projecten?Adviezen aan het College van B&W bij toekomstige soortgelijke projecten:▪ Laat een projectorganisatie opstellen die gericht is op competenties in plaats van beschikbarecapaciteiten;▪ Zorg voor een scherpe kaderstelling vooraf aan de start van projecten. Stel ook kaders tenaanzien van voortgangsrapportages. Zorg vervolgens voor voortdurende toetsing van het(verloop van het) project aan de gestelde kaders;▪ Organiseer dat er gedurende de doorloop van projecten sprake is van scherpe opvolging vanprojectfasen met fasedocumenten waarin de voortgang en afwijkingen van het projectplanstaan omschreven;▪ Zorg voor een evenwichtige en voor een ieder transparante samenstelling van deprojectorganisatie, waarbij alle belangen in een dergelijk project op een adequate wijzebehartigd worden. Dit kan in verschillende fasen van een project leiden tot aanpassing. Blijfderhalve kritisch op samenstelling en rolverdeling tijdens het proces;▪ Organiseer in de projectorganisatie een mogelijkheid tot escalatie cq opschaling, mocht datgedurende het project nodig blijken;▪ De budgetbewaking dient vanuit een helder gedefinieerd projectbudget plaats te vinden,waarvoor dekking aan de voorkant is georganiseerd;▪ Een projectleider mag geen zorgen hoeven te hebben over de wijze waarop het projectbudgetuiteindelijk geadministreerd wordt. Zorg er voor dat deze ‘scheiding’ van taken enverantwoordelijkheden op dit punt duidelijk wordt gecommuniceerd en alle taken belegd zijn;39/42