Raadsonderzoek 'De Coligny' - Gemeente Katwijk

Binnen de gemeente (ambtelijk in overleg met verantwoordelijk wethouder) is, naast hetmediationtraject, overwogen om het project stop te zetten en de knelpunten tussen school engemeente voor te leggen aan de rechtbank, of tot herijking/aanscherping van het programma vaneisen voor de school te komen. In de overweging voor de te volgen strategie heeft de gemeente zichonder andere laten adviseren door Van der Feltz advocaten. Ook DHV geeft haar advies over deontstane situatie. Deze adviezen raden een mediationtraject in principe af, omdat men van meningis dat de gemeente in relatie tot de contractstukken juist handelt. DHV adviseert herijking van hetprogramma van eisen. Mediation is evenwel expliciet genoemd in de intentie overeenkomst tussengemeente en school als middel om uit een eventuele impasse te komen. De gemeente had echterniet alleen te maken met de situatie rond de school, ook de andere partijen die betrokken waren inhet project hadden belangen waarmee rekening gehouden moest worden. Een gang naar de rechterzou tot onbekende vertraging zorgen, wat gevolgen zou hebben voor de kopers van de woningen,voor de gebruikers van het wijkcentrum en de kinderopvang organisatie en niet in de laatste plaatsvoor de contractuele en financiële verplichtingen van de gemeente jegens de bouwer. Vanuit dezecontext heeft de gemeente toch besloten mee te gaan in het mediationtraject.De start van het mediationtraject tussen school en gemeente vindt plaats per juli 2009. Beidepartijen stellen een (eigen) mediator aan. De brief van 5 januari 2009 is een belangrijke leidraadvoor de onderwerpen in de mediation. Het mediationtraject wordt afgerond in de vorm van eenovereenkomst die ondertekend wordt op 23 juni 2010. Naast een aantal concrete inhoudelijkeafspraken doen mediators procesmatige aanbevelingen voor met name de gezamenlijkevoorbereiding op de oplevering van het gebouw door de bouwer. Hoewel ondertekening van demediation overeenkomst plaatsvindt in juni 2010 stoppen de (formele) mediationoverleggen innovember 2009. Eén van de afspraken is dat partijen het overleg onderling voortzetten over nadereuitwerking van nog openstaande inhoudelijke zaken. Daar zijn de mediators niet (meer) bij.Eerste aanvullende kredietaanvraagOp basis van de resultaten van de mediation in november 2009 is duidelijk wat de afspraken tot opdat moment voor financiële gevolgen heeft voor de gemeente. Met de verwachting dat er geenfundamentele onvoorziene zaken worden verwacht, wordt een aanvullend krediet aangevraagd.Deze aanvullende kredietaanvraag bedraagt in totaal € 500.000. Voornaamste posten betreffenvertragingskosten (indexering en extra projectmanagementkosten), een gezamenlijke investeringdoor school en gemeente in een aangepast ventilatiesysteem, en een aanpassing hellingbaanparkeergarage ten behoeve van extra parkeerplaatsen.Bevindingen ontwikkelfase▪ De ontwikkelfase is niet afgerond voorafgaand aan de start van de uitvoeringsfase. Daarmee isafgeweken van de afgesproken procedure omtrent het afronden (formeel) en starten vanprojectfasen.▪ In de fase voorafgaand aan de wisseling van vertegenwoordiging bij de school hadden partijenvanuit hetzelfde doel en vanuit de eerder behaalde gezamenlijke tussenresultaten in het procesde focus gericht op het halen van de planning en werd op basis van vertrouwen met elkaargewerkt om dat doel na te streven. Na de wisseling werd die band en de gezamenlijke focusverstoord. In reactie op dat proces hebben partijen teruggegrepen op formeel juridischestandpunten in plaats van elkaar goed te horen en oog te hebben voor de veranderde situatie.De primaire reacties vanuit gemeente, DHV en bouwer op de zorgen en kanttekeningen van deschool waren gericht op het contractuele belang tussen gemeente en bouwer.26/42