Raadsonderzoek 'De Coligny' - Gemeente Katwijk

Keuze Design&Build aanbestedingDe keuze voor de aanbestedingsvorm Design&Build is niet gemaakt op basis van een integraleafweging van kansen en risico’s specifiek horend bij de aard van het project, maar meer ingegevendoor de situatie. De keuze werd ingegeven toen duidelijk werd dat de ontwerpopgave er toe leiddedat de architect Europees zou moeten worden geselecteerd. Dat conflicteerde met mondelingetoezeggingen die aan de reeds betrokken architecten waren gedaan, danwel verwachtingen diewaren gewekt. De architect die vanuit de gemeente werd betrokken was één van deinitiatiefnemers van het oorspronkelijke plan. De gemeente had derhalve een morele verplichtingjegens de architect(en). Anderzijds speelde mee dat een Europese selectieprocedure voor én eenarchitect én een aannemer in een latere fase extra tijd zou vergen en dat met de Design&Buildaanbestedingsvariant in een vroeg stadium de prijs kon worden vastgesteld. Binnen deze context isvoor de Design&Build aanbestedingsvorm gekozen door de ambtelijk verantwoordelijke. De aanpakis vervolgens in een Collegevoorstel toegelicht (vastgesteld 9 januari 2007). In het Collegevoorstelwerd het college gevraagd het programma van eisen voor De Coligny (wijkcentrum) vast te stellenen kennis te nemen van de wijze waarop het hoofd RO tot opdrachtstelling van het project zalovergaan. De hoofdaanleiding in dit voorstel vormde echter de selectieprocedure voor eenarchitect. Op 16 mei 2006 had het college nog een voorstel vastgesteld om de reeds betrokkenarchitect te vragen de schetsontwerpen uit te werken tot een integraal ontwerp (Voorlopig Ontwerp(VO), Definitief Ontwerp (DO) en mogelijk bestek). In dat voorstel wordt ook aangegeven dat degemeente de woningen zelf ontwikkelt als kostendrager voor het overige programma (onderwijs,wijkcentrum, parkeergarage). Deze aanpak moest dus worden herzien. De aanpak voor eenDesign&Build aanbesteding wordt in december 2006 voorgesteld.Beheer financiënOp het moment van uitvoeren van het evaluatieve Raadsonderzoek zijn de financieel specialist vande afdeling RO en de afdeling FPO nog bezig om een adequaat overzicht te krijgen van de financiëleadministratie van dit project. De huidige projectleider was de eerste die samen met de financieelspecialist een systeem voor de budgetbewaking voor dit project heeft opgezet. De aansluiting metde financiële administratie in SAP bleek in de praktijk complex. Enerzijds omdat er in het begingeen aansluiting was tussen SAP en de ramingsopbouw en later omdat er diverse correcties moestenplaatsvinden om een goede aansluiting te vinden. Anderzijds is SAP een administratiesysteem engeen budgetbewakingssysteem.Naast de budgetbewaking was ook het beoordelen, onderhandelen, adviseren, vaststellen enadministreren van meer- en minderwerken onderdeel van de beheersing van het project. Dit deelvan de projectbewaking werd grotendeels door DHV uitgevoerd in nauwe samenwerking met deprojectleider. Het vaststellen en administreren lag bij de projectleider en zijn financieel specialist.Meer- en minderwerken werden door de aannemer geoffreerd en mede op advies van DHVvastgesteld. Van de meer- en minderwerken werd een compleet overzicht bijgehouden door DHV ende projectleider, onderverdeeld naar de partijen voor wiens rekening de meer- en minderwerkenwaren. In de meeste gevallen is dat conform vooraf overeengekomen afspraken, maar in enkelegevallen loopt de discussie over wie de rekening dient te betalen langer dan het moment waarop deopdracht tot uitvoering moet worden gegeven. De beslissing over dergelijke gevallen ligt dan bij deprojectleider, na intensief overleg met de school en Ouwehand. Hier heeft de stuurgroep niet ofnauwelijks een rol in gespeeld.19/42