Jornal das Oficinas 190

GESTÃO
PLANIFICAR BEM TODA A ATIVIDADE DA OFICINA
AJUDA A FATURAR MAIS HORAS. ISTO É EVIDENTE
TANTO PARA QUEM NÃO É DA ÁREA, COMO PARA
QUEM TRABALHA NO SETOR
Por último, temos os tempos de reparação. Cada avaria
ou sinistro implica um tempo. Sobre este assunto
há discussão, mas inclusivamente para uma avaria
do tipo “dá solavancos”, “ruído” ou “luz de aviso de
falha do motor”, deverá ser planificada a entrada na
oficina com o tempo que cada reparação indique no
diagnóstico. Para a carroçaria há duas soluções: uma,
o tempo médio de reparação e, a segunda, o cálculo
de tempos segundo as peças danificadas.
O que é evidente é que se temos uma capacidade de
22,5 horas por dia, não podemos fazer marcações
para 25 horas. Se fizermos isto estaremos a prestar
um mau serviço. 70% dos clientes perdem-se devido
ao mau atendimento, e o cumprimento dos prazos
é um dos aspetos mais valorizados pelos clientes.
Para fazer uma marcação, o cliente não deve
falar com o técnico, caso se encontre uma pessoa
na receção. As marcações são geridas pela oficina e
não pelos clientes.
E, por último, a maioria das agendas ou calendários
dos programas de gestão permitem a abertura
da ordem de trabalho a partir da mesma marcação,
reduzindo assim os tempos administrativos quando
o cliente chega à oficina. Continua a investir-se
muito tempo administrativo, em muitos casos por
se duplicarem ou triplicarem processos. Há que reduzir
tempos administrativos para os investir em
tempos comerciais. Fechemos o círculo tornando
a planificação de marcações em mais uma parte da
utilidade que damos ao programa de gestão.
FATurar o máximo de horas possível
Estamos de acordo que para que uma oficina de
reparação multimarca seja rentável tem de ter presente
que tem de tentar faturar o máximo de horas
possível do seu potencial. Planificar bem toda
a atividade da oficina ajuda a faturar mais horas.
Isto é evidente tanto para quem não é da área,
como para quem trabalha no setor. Para começar,
é necessário abrir as ordens de reparação, algo não
só necessário para a planificação, mas também
obrigatório por lei. Recomendamos a impressão de
duas ordens, no mínimo, mais o recibo de depósito
a entregar ao cliente.
Evidentemente que é necessário um planificador
de parede. Pode ser um de compra, um feito na oficina
ou apenas um simples quadro de cortiça. Um
espaço onde se colocam as ordens de reparação
(uma das cópias impressas), atribuindo a cada técnico
os trabalhos, segundo a prioridade e especialidade.
Só com isto, o chefe de oficina tem, de forma
visual, uma panorâmica da carga de trabalho. Automóveis
em curso, por começar, a aguardar peças
e/ou autorizações, e veículos prontos.
E como não podia deixar de ser, necessitamos de
um procedimento de trabalho. Ou seja, toda a gente
deve saber o que vai fazer e como o vai fazer. O
chefe de oficina ou a pessoa que atende o cliente
deve abrir a ordem, atribuir o técnico no planificador
e colocar a outra cópia no veículo. O técnico
tem a responsabilidade de apontar na ordem que
se encontra no veículo os materiais necessários
para a intervenção e de mudar a ordem do planificador,
segundo o estado (em curso, a aguardar
peças/autorização) ou para o estado de finalizado.
Este método tão simples, mas tão eficaz permite à
oficina eliminar deslocações e esperas dos técnicos,
pelo que, este tempo é utilizado na reparação. Algo
tão óbvio, de senso comum que, pelo facto de não
se parar para pensar, não é aplicado e que faz com
que se percam horas produtivas da oficina.
Se um técnico “perde” cinco minutos por dia devido
à falta de planificação, isso equivale a 2,5 dias
por ano. Esses dias, aplicando uma percentagem
de eficácia ideal de 80% representam 16 horas a
menos de faturação. Talvez, visto desta forma, não
se dê importância, mas estamos a falar de um único
técnico e de cinco minutos por dia. l
EFICIÊNCIA PASSA
PELA DIGITALIZAÇÃO
A era da digitalização revolucionou a forma como funcionam
praticamente todos os negócios. Isto inclui, obviamente,
as oficinas de reparação, onde já não basta ser arrumado
e manter toda a documentação organizada ou ser eficaz
nas reparações. Agora é necessário estar informado sobre
praticamente tudo o que se passa na oficina de forma
imediata.
Conseguir prestar um serviço rápido e eficiente aos clientes
é o que distingue as oficinas da nova geração das oficinas
tradicionais. Neste sentido, ser capaz de emitir um orçamento
de uma intervenção com rapidez e precisão ou dar a conhecer
aos clientes o estado do seu veículo, com detalhe e no
momento em que a informação é solicitada, são alguns dos
aspetos que marcam a diferença.
A gestão eficiente das peças de substituição é outro dos pontos
importantes a considerar. O espaço físico é um bem escasso na
oficina, pelo que o seu máximo aproveitamento tem influência
na rentabilidade do negócio. Uma boa gestão das peças de
substituição permite estabelecer um calendário relativamente
ajustado do volume de trabalho viável para cada negócio em
função do seu tamanho. Também permite acelerar a rotação
dos veículos na oficina.
ESTADIA MÉDIA NA OFICINA
Este conceito de ocupação ou rotação pode ser analisado
através do rácio de dias de estadia média por veículo e de
horas de estadia média por horas faturadas. Quanto menor for
a estadia do veículo na oficina por hora faturada, maior será
a rentabilidade da reparação. Pelo contrário, um veículo cuja
reparação se prolonga na oficina, devido à indisponibilidade
de peças de substituição necessárias, incide negativamente na
rentabilidade.
Outro aspeto importante é a relação com os clientes. Conhecer
o historial de serviço de cada veículo ou manter contacto com
cada cliente para relembrar que se aproxima a data da revisão
do seu veículo são atividades fundamentais que fomentam
a confiança no cliente e a sensação de profissionalismo da
oficina, o que se traduz em fidelidade e, portanto, em aumento
das receitas.
ESFORÇO EXTRA
Tudo o que foi referido anteriormente exige por parte do
pessoal da oficina um enorme esforço, já que todos devem
fazer além do seu trabalho normal, que é a reparação de
automóveis, uma série de atividades adicionais, especialmente
para os seus responsáveis, para que as informações necessárias
estejam sempre atualizadas. Felizmente, existem no mercado
ferramentas informáticas especialmente concebidas para
administrar oficinas de reparação que permitem que nos
mantenhamos informados sobre praticamente tudo o que
passa na oficina instantaneamente: estado de cada veículo,
faturas por receber, pagamentos a realizar, impressão
automática de faturas, situação do stock de peças de
substituição, agenda de seguimento de clientes, etc.
A mudança de paradigma nas oficinas de reparação já
aconteceu. Atualmente, permanecerão no negócio aqueles
que conseguirem oferecer um serviço ao cliente eficiente, com
elevados padrões de qualidade e, sobretudo, com rapidez, os
restantes vão sentir cada vez mais dificuldades.
94 Outubro I 2021 www.jornaldasoficinas.com