EFFEKTIV IT

Projektledning är en egen avdelning i organisationen på samma nivå som
övriga, vilket innebär att man sitter i lednings grupper m m. Man har börjat
arbeta med två huvudprojektledare. I och med att man arbetar mer parallellt
blir projektledarnas betydelse mycket större och någon måste alltid [mnas
närvarande. Projektledarna kommer från projektavdelningen. Normalt är de
personer med erfarenhet från utvecklingssidan.
Befogenheter och ansvar
Det finns en styrgrupp för de olika utgåveprojekten. Eftersom affårschefen har
det yttersta ansvaret för verksamheten och deltar i styrgruppen kan beslut
fattas även om man inte kommer överens. Ofta handlar det om konflikter
mellan olika projekt. Man skall kunna klara en s k multiprojektmiljö där man
samtidigt skall hantera projekt i uppstart, dem som kommit halvvägs och dem
som är i slutfas.
Styrgruppen träffas var 14:e dag och hanterar problem som projektledaren inte
klarar av själv. Enbart det. Det förutsätts att progressrapporterna blir lästa. Att
få styrgruppen att fungera är en nyckelfråga.
Projektledarna anses ofta i organisationen ha mandat, trots att de inte har det
formellt sett. Därför är organisationen ovanför projekten mycket viktig, även
om man naturligtvis bör utbilda bra projektledare. Nyckelfrågan är att få alla
berörda linjechefer att förstå vad projektet är och att det går åt rätt håll. Då
måste projektledaren ha en styrgrupp som har befogenheter och auktoritet,
vilket man lyckats med på RMOJ. Chefen för projektkontoret är med i
styrgruppen, liksom linjechefer.
Mandatet att fatta ett tekniskt beslut beror på vilken nivå man befinner sig i
den hierarkiska produktstrukturen. På de högsta nivåerna handlar det om hela
system och då är det en så svår och komplicerad fråga att det inte är möjligt för
en människa att hantera den ensam. Det normala är att man har produktkommitteer
på dessa nivåer som ansvarig chef konsulterar och lyssnar till.
Som projektledare lägger man sig inte så mycket i de tekniska lösningarna
utan kontrollerar att produktkornmitteema har fattat ett beslut. Har man inte
gjort det är det projektledarens sak att för~ upp dyt till projektstyrgruppen.
Om man inte organiserar sig rätt kan beslutskedjan orsaka långa ledtider. Inom
RMOJ har man arbetat på att förenkla och tydliggöra beslutsgången. Det ledde
till snabba beslut.
Tidsvärdering
Tidsplanen togs fram baklänges utifrån leveranstidpunkt i kontraktet. Man har
även gjort en del formella riskanalyser,'två med fokus på tid och en tredje med
fokus på kundtillfreds-ställelse. Riskanalysen ger en siffra på sannolikheten
för att man skall klara sig. Det är en kreativ process. Det största värdet med
18
EffeJaiv lT - Process förbättring fOr införande av ISU
Svenska Institutet fOr Systemutveckling